Oczywiście nie. Jeśli używasz swojej aplikacji fakturowej, która jest regularnie aktualizowana i wyposażona w funkcje (zintegrowana z systemem Ministerstwa), to będziesz jej używać tak samo jak do tej pory. Aplikacje fakturowe i księgowe będą działać niemal tak samo jak dotychczas, jedynie z tą różnicą, że każdą wystawioną fakturę będą musiały wysłać do krajowego systemu e-faktur, aby została ona zarejestrowana w tym systemie. W naszej aplikacji będzie to operacja prawie bezobsługowa, wymagająca jedynie nadzoru użytkownika.

Dodatkowo nasza aplikacja ELISOFT może nie tylko wysyłać twoje faktury, ale także odbierać faktury przesłane do przez twoich kontrahentów - faktury zakupowe które będziesz otrzymywać poprzez , pojawią się od razu w aplikacji - będzie to bardzo wygodne rozwiązanie.

To co zmieni się z perspektywy użytkownika, to kilka informacyjnych statusów faktur (gotowa do wysyłki / przesłana / odebrana) pokazujących co dzieje się z fakturą oraz kroki związane z początkową konfiguracją (np. wgranie certyfikatu umożliwiającego kontakt z systemem ).

Nowe wymaganie, jakie jest narzucone odgórnie, to dostęp do internetu, aby faktury mogły być wysyłane i pobierane z . Pomimo że nasza aplikacja nie wymaga dostępu do internetu aby działać (dzięki czemu możesz wystawiać tzw. faktury offline oraz mieć dostęp do wszystkich danych nawet w awariach internetu - co jest niemożliwe przy innych programach które potrzebują internet do pracy), to przynajmniej raz dziennie (lub w dzień następny) taki dostęp będzie musiał być udzielony, aby wysłać i odebrać faktury do/z repozytorium ministerstwa.

Zobowiązani są wszyscy ci którzy dotychczas wystawiali faktury. Najprościej mówiąc: wystawiasz aktualnie jakieś faktury? To oznacza że będziesz zobowiązany korzystać z . Dotyczy to także podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiali dotychczas faktury bez VAT ze stawką ZW (zwane dawniej rachunkami). Zajrzyj do pytania 6 po więcej szczegółów i kilka wyjątków odnośnie obowiązkowych terminów.

E-faktura, lub inaczej mówiąc faktura ustrukturyzowana, to specjalny plik XML (zbudowany w oparciu o ściśle określony szablon), przesłany do systemu , któremu został nadany unikalny numer. W momencie, kiedy taki plik faktury znajduje się już w systemie , jest on nienaruszalny - nie można go już zmodyfikować, nie można go usunąć, zostaje w systemie na zawsze (= na okres 10 lat).

Co ważne: w naszym programie, faktury możesz wielokrotnie edytować, zmieniać, usuwać, zanim ostatecznie wyślesz fakturę do . Jest to znaczna przewaga nad innymi aplikacjami, które na to nie pozwalają lub mają niewielkie możliwości takiej edycji. Techniczna reprezentacja pliku XML z fakturą nie jest dla nas problemem, a jeśli chcesz, to taki plik również możesz zobaczyć, pobrać, czy przetwarzać w innych programach.

W systemie plik z fakturą jest dostępny dla jej odbiorcy (podatnika posiadającego NIP) - a sama faktura jest tam archiwizowana przez 10 lat. Co do zasady, przesłanej do faktury nie trzeba wysyłać mailem ani drukować - trafia ona bezpośrednio do odbiorcy, jednak z zastrzeżeniem, że w przypadku sprzedaży dla konsumentów lub kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają obowiązku korzystania z , nadal będzie używana tradycyjna forma dostarczenia faktury (mail, wydruk lub inny uzgodniony sposób).

Zajęliśmy się tym. Struktura pliku e-Faktury jest na tyle elastyczna, że umożliwia zamieszczanie dodatkowych danych opisowych zarówno przy pozycjach faktury jak i ogólnych dla całej faktury. Jeśli dotychczas twoja faktura w PDF nie była standardowym wydrukiem, lecz zawierała specyficzne dla twojej branży kody, oznaczenia, dodatkowe pola, to w formacie e-Faktury można je (automatycznie) przypisać do pól tego pliku. Więcej informacji zamieścimy w dokumentacji i filmach instrukażowych odnośnie przygotowania pliku faktury do wysyłki.

Uwaga: Istotnym ograniczeniem które wprowadza format faktury elektronicznej, jest długość nazwy w pojedyńczej pozycji faktury - jest to 512 znaków (zwiększone z uprzednich 256). W dotychczasowym systemie można było tworzyć informacje mające do 1000 znaków na pozycję faktury - od 1 lutego 2026 nie będzie już to możliwe. Ewentualne dłuższe opisy będzie trzeba umieszczać w polach dodatkowych, opisujacych daną pozycję faktury.

Jeśli wiesz już teraz, że masz bardzo nietypowy przypadek biznesowy, w jaki wykorzystujesz faktury - skontaktuj się z naszą pomocą techniczną, abyśmy mogli ustalić możliwości dostosowania.

Obowiązek wystawiania faktur z udziałem wchodzi w dwóch głównych terminach: od 1 lutego 2026 dla firm, które w roku 2024 przekroczyły wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł (razem z VAT), a od 1 kwietnia 2026 - dla wszystkich pozostałych. Uwaga: dotyczy to operacji wysyłania faktur do . Natomiast wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury przez już od 1 lutego 2026. Dlatego o rozpoczęciu korzystania z pośrednictwa należy myśleć, że następuje to w terminie 1 lutego 2026.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 można będzie jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10.000 zł. W razie przekroczenia tej sumy, trzeba przejść na korzystanie z z pierwszą fakturą która wykracza poza tę sumę. Jeśli prowadzisz małą firmę, która miesięcznie zarabia znacznie mniej niż 10.000 zł, możesz nie wysyłać faktur do jeszcze do końca 2026 roku. Jednak i tak faktury od innych firm będziesz musiał odbierać przez .

Nie. Faktur wystawianych dla konsumentów, nie trzeba w ogóle wysyłać do ! Można je wystawiać tak samo jak do tej pory i drukować lub przesyłać mailem klientom indywidualnym. Jest to pozytywna zmiana wprowadzona w nowych wymaganiach 2.0. Z praktycznego punktu widzenia, może być pomocne, aby faktury dla klientów indywidualnych i firm posiadały osobne linie numeracji, tak aby były łatwe do zidentyfikowania w ramach swojej grupy.

Wybór, czy wysyłać faktury konsumenckie do jest fakultatywny - można, nie trzeba. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że jeśli nie będziesz wysyłać faktur dla klientów indywidualnych do , to faktury widziane przez organy podatkowe w KSeF oraz pliki JPK_VAT (V7) które dostarczasz co miesiąc - nie będą zgodne (gdyż w KSeF będzie brakować faktur konsumenckich). Może to rodzić pytania o przyczynę różnic między KSeF a plikiem JPK_VAT. Nie ma jednak przeszkód, aby klient indywidualny otrzymywał wizualizację faktury (plik PDF lub inny obraz, przekazywany tak jak dotychczas, np. mailem lub przesłanym linkiem do faktury KSeF), która będzie wówczas opatrzona odpowiednimi kodami QR, zapewniającymi jej autentyczność i obecność w systemie .

Nie. Należy wyraźnie podkreślić, że proforma nie jest fakturą. Do trafiają wyłącznie: zwykłe faktury sprzedaży (z VAT i bez VAT), faktury RR, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury korygujące, faktury marża, faktury do paragonów (FP).

Do systemu nie wysyła się: faktur proforma, not korygujących, faktur uproszczonych, paragonów funkcjonujących jako faktury uproszczone ani zwykłych paragonów.

Nie. Dokument noty korygującej - za pomocą którego dotychczas sprzedawca mógł zażądać od nabywcy drobnych poprawek na swojej fakturze (niemających wpływu na towar czy wyliczenia) - znika z obrotu! Nie można będzie wystawiać już not korygujących - wszelkie poprawki dotyczące wystawionej w faktury, można wykonać tylko i wyłącznie za pomocą faktury korygującej (korekty faktury).

Nie. Praktyka księgowa pozwalała dotychczas na anulowanie wystawionej faktury i dokonanie stosownego wpisu w księgach o anulowaniu dokumentu. Taka praktyka będzie teraz niemożliwa. W przypadku wystawienia błędnej faktury (kiedy sprzedaż np. nie nastąpiła, w wyniku pomyłki), która jest już obecna w , trzeba wystawić korektę do zera dla takiej faktury.

Tak. Faktury dla kontrahentów zagranicznych, także wysyła się do . W tym jednak przypadku kontrahent zagraniczny nie odbierze faktury przez swoje konto w , gdyż takiego nie posiada. Fakturę zatem wysyła się do , a kontrahentowi należy ją przekazać w uzgodniony z nim sposób (np. mailem). Ważne aby była to wizualizacja faktury , posiadająca kody QR zapewniające jej integralność i link do jej obrazu w systemie. W naszej aplikacji kody QR dodawane są automatycznie do wydruków / wizualizacji faktur, które zostały przesłane do .

Faktura w formacie umożliwia dodanie załącznika, ale nie jest to osobny plik, który dołączymy do faktury, tylko jeden z węzłów w strukturze samej faktury - odpowiednia struktura na dodatkowe dane, zawarte razem z tą fakturą i odnoszące się wyłącznie do pozycji faktury.

Nie jest to zatem załącznik, o jakim zwykle myślimy w kontekście np. plików załączników dodawanych do maili. Jeśli do faktury zwykle dołączałeś np. protokół, raport, czy inne pliki - nie będą one mogły być wysyłane do . W takim przypadku muszą zostać przesłane osobno, poza systemem .

Strukturę tego załącznika można dopasować (dostępne są różne pola), natomiast ważne aby chęć korzystania z załącznika zgłosić do KAS za pomocą usługi e-Urząd Skarbowy, podając m.in. sposób korzystania z faktur z załącznikiem - jest to obowiązek prawny. Brak dokonania zgłoszenia może skutkować odrzuceniem wystawianych faktur.

W samym załączniku wolno umieszczać dane opisujące poszczególne pozycje faktury, które mają na celu wyjaśniać skąd pochodzi dana wartość w pozycji faktury. Są to zatem różne szczegółowe dane dotyczące ilości, ceny, miary, takie jak na przykład wykaz liczników i cen prądu, wykazu lokali i metrażu do którego odnosi się pozycja wynajmu czy sprzedaży, rozliczenie wodomierzy, wyszczególnienie usług telekomunikacyjnych itp. Dzięki temu pozycja faktury może być zbiorcza i prosta, a złożone szczegóły może zawierać właśnie załącznik.

Uwaga: W załączniku nie może być zawartych jakichkolwiek informacji marketingowych, ofert, gwarancji, instrukcji, aneksów itp. Za zamieszczanie takich informacji grożą kary!

Nie. System nie weryfikuje poprawności danych kontrahenta - np. numeru NIP, adresu czy nazwy firmy. Jeśli przez pomyłkę wystawisz fakturę dla niewłaściwego odbiorcy, zostanie ona mimo to przyjęta do systemu. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę z poprawnymi danymi nabywcy.

Nie ma limitu liczby takich korekt. Można wystawiać tyle faktur korygujących, ile potrzeba, aby ostatecznie uzyskać prawidłowy dokument. Każda korekta powinna zawierać odniesienie do faktury, którą koryguje - tj. jej numeru nadanego przez podatnika, numeru nadanego przez system, daty wystawienia i oczywiście korygowanych pozycji. W naszej aplikacji niezbędne dane uzupełniają się automatycznie w momencie wystawiania korekty.

Tak. W naszej aplikacji nadal możesz stosować własną numerację faktur - tak jak dotychczas. Po wysłaniu dokumentu do system nada mu dodatkowo unikalny numer , który służy do identyfikacji faktury i potwierdza jej przyjęcie w systemie Ministerstwa Finansów. W praktyce oznacza to, że każda faktura będzie posiadała dwa numery: twój wewnętrzny numer (zgodny z ustawieniami w programie), którym będziesz posługiwać się tak jak dotychczas oraz specjalny techniczny numer otrzymywany automatycznie po przesłaniu. Numer jest długim identyfikatorem tekstowym (złożonym z liter i cyfr), który jednoznacznie identyfikuje faktury w systemie Ministerstwa i w innych systemach, ale jest mniej czytelny dla ludzi.

Certyfikaty to nowy sposób uwierzytelniania się w systemie. Certyfikat pozwala logować się i potwierdzać tożsamość w . Technicznie certyfikat jest plikiem który zawiera dane (tzw. klucze) niezbędne do potwierdzenia tożsamości - jest on niepowtarzalny dla każdej firmy, a nawet poszczególnych osób w firmie, dla których zostanie wystawiony. Certyfikat będzie wymagany przy wystawianiu faktur w trybie offline lub awaryjnym - umożliwia wtedy dodanie kodu QR, który potwierdza wystawcę faktury. Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata i można go pobrać ze swojego konta w systemie od dnia 1 listopada 2025, a używać od 1 lutego 2026.

Tokeny KSeF to alternatywny sposób uwierzytelniania w systemie, który będzie działał równolegle z certyfikatami do końca 2026. Umożliwiają bezpieczne połączenie aplikacji z i wysyłanie faktur bez logowania ręcznego. W okresie przejściowym można korzystać zarówno z tokenów, jak i z certyfikatów. Stare tokeny wygenerowane w 1.0. nie będą jednak kompatybilne z systemem 2.0. Nowe tokeny będzie można generować od 1 lutego 2026, jednak warto podkreślić, że używając tokenów nie jest możliwe wystawianie faktur w przypadku niedostępności lub awarii internetu - do tego celu należy używać certyfikatów.

Co do zasady faktury wystawiane w zwykłym trybie, są wysyłane do na bieżąco, prawie w czasie rzeczywistym - jednak nie ma konieczności wysyłania każdej faktury osobno natychmiast po jej utworzeniu. System dodatkowo stawia jako jedno z technicznych wymagań, aby nie przysyłać nowych faktur częściej niż co 15 minut, za to można przesłać naraz bardzo duży zbiór faktur (aż 10.000 plików), co wystarczy do obsługi nawet dużego ruchu sklepów internetowych (to ponad 500 zamówień na minutę) - gdyby nawet te ilości były zbyt małe, limit można zwiększyć po stosownym uzasadnieniu z administracją systemu .

Faktury można zatem przesyłać w okienkach co 15 minut, ale nie jest to wymóg - najważniejsze jest to, aby faktury zostały wysłane w dniu w którym je przygotowałeś. To oznacza, że są przez przyjmowane i wystawiane w tzw. trybie online.

Co gdy z różnych przyczyn okaże się że nie możesz wysłać faktury tego samego dnia? Np. ma awarię, wyłączyli prąd, albo wysiadł internet? Zajrzyj do następnego pytania :)

Można! Jeśli twój program fakturowy działa pomimo niedostępności internetu (tak jak nasza aplilkacja ELISOFT), możesz nadal wystawiać faktury, nawet jeśli system lub internet nie działa i nie możesz przesłać faktury do . Ustawodawca przewidział trzy tryby wystawiania faktur bez ich (chwilowo) przekazania do , które jednak wiążą się z pewnymi obostrzeniami.

Tryb Offline 24 - to rozwiązanie które pozwala każdemu w każdej sytuacji wystawić fakturę dzisiaj, a załadować ją do systemu dopiero następnego dnia roboczego. Nie musisz mieć żadnego formalnego uzasadnienia wobec takiego działania, jest to po prostu akceptowalny tryb dostarczania faktury do , ale wtedy taka faktura (np. zwizualizowana w postaci pliku PDF) musi posiadać dwa specjalne kody QR, które poświadczają jej autentyczność. Będziesz mógł taką fakturę wystawić tylko jeśli posługujesz się certyfikatem (zob. pytanie 16).

Tryb Offline - faktury w tym trybie wystawia się wyłącznie wtedy, gdy trwają (to ważne) zaplanowane i zapowiedziane przerwy techniczne po stronie Ministerstwa Finansów i jest niedostępny z powodu takiej przerwy, którą Ministerstwo ogłasza na swojej stronie. W tym czasie faktury można nadal wystawiać w naszej aplikacji, opatrując również dwoma kodami QR, a po zakończeniu przerwy należy fakturę wysłać do najpóźniej następnego dnia roboczego.

Tryb awaryjny - ten tryb nie dotyczy żadnych awarii po twojej stronie, awarii prądu czy internetu, lecz sytuacji, gdy to przestaje działać niespodziewanie, a informacja na ten temat pojawia się w BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) i Ministerstwo ogłasza awarię na swojej stronie. Wówczas faktury wystawia się jak wyżej, a do przesyła po ustąpieniu awarii, w ciągu aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Tryb całkowitej awarii - jest to taka awaria, że o jej wystąpieniu nie dowiemy się ze stron Ministerstwa, bo prawdopodobnie już nie działają, lecz dowiadujemy się ze środków masowego przekazu - radia, internetu, telewizji. Są to wyjątkowe sytuacje np. jakiejś katastrofy. Wtedy można wystawiać faktury całkowicie z pominięciem , czyli w taki sposób jak to miało miejsce dotychczas. Takich faktur nie wysyła się w ogóle do , a kontrahentom przekazuje w dowolnej formie i - tylko w tej sytuacji - nie oznacza kodami QR. Można się spodziewać że taki poziom awarii nie powinien nigdy wystąpić, ale jest możliwy w ekstremalnych sytuacjach.