Jak wypełnić i powiązać dodatkowe pola w fakturze KSeF?

Począwszy od wersji 21.6.0.0 aplikacja zyskała możliwość ustawiania dodatkowych pól w fakturze - pochodzących zarówno z typowych pól dokumentu źródłowego, danych sprzedawcy, kontrahenta, powiązanych dokumentów, jak i własnych pól dodatkowych. Wszystkie te pola można odtąd przenosić z programu do faktury - daje to elastyczną możliwość dopasowania wynikowej faktury i uzupełnienia jej o dane niestandardowe, których mogą wymagać klienci biznesowi lub które chcesz pokazać w fakturze. Przykładowo, możesz zdefiniować aby do faktury dołączane były własne dodatkowe opisy z rozszerzonych pól dodatkowych, numery dokumentów WZ, numery zleceń, rozszerzone dane na temat towarów z kartoteki towarów lub specyficzne dodatkowe oznaczenia kontrahenta.

Edytor umożliwiający zdefiniowanie powiązań pól jest dostępny w każdej fakturze (zakładka Opcje KSeF | Powiązania pól), gdzie można zmieniać powiązania dla tej faktury, a także w menu Ustawienia | Ustawienia programu | Ustawienia KSeF - powiązanie pól, gdzie można zarządzać wszystkimi szablonami dla różnych rodzajów dokumentów sprzedaży.

EDYTOR POWIĄZANIA PÓL

W części zaznaczonej na niebiesko 1 wskazuje się pole źródłowe z którego zostanie pobrana wartość. Może to być pole pochodzące z danych faktury, kontrahenta, towaru lub innych danych dokumentu źródłowego (również pole dodatkowe). W części zaznaczonej na zielono 2 wskazuje się pole docelowe faktury KSeF (pole ze struktury Fa3), do którego zostanie przeniesiona pobrana wartość. W części zaznaczonej na żółto 3 definiuje się sposób formatowania wartości wynikowej, np. format daty, format liczby, dodanie stałego tekstu, etykiety lub innego przekształcenia wartości przed zapisaniem jej w polu docelowym.

Kliknij poniższe punkty aby zobaczyć przykłady powiązania pól.

PRZYKŁAD POWIĄZANIA POLA - adres email sprzedawcy

W fakturze KSeF sprzedawca może uzupełnić opcjonalne dane kontaktowe, takie jak adres e-mail oraz numer telefonu. Poniższy przykład przedstawia sposób powiązania pola źródłowego z odpowiednim polem w strukturze KSeF.

W części dotyczącej pola źródłowego, rozwinięcie listy umożliwia dostęp do pełnego drzewa dostępnych pól dokumentu. Poprzez węzeł DanePodmiotu można przejść do pól dotyczących własnej firmy (sprzedawcy), a następnie wskazać odpowiednie pole, w tym przypadku Email.

W polu docelowym wybierane jest miejsce w strukturze KSeF FA(3), do którego ma zostać przeniesiona wartość z dokumentu źródłowego. Po rozwinięciu listy dostępne jest pełne drzewo pól faktury KSeF. W przykładzie poniżej wybrano ścieżkę Podmiot1 / DaneKontaktowe / Email, czyli adres e-mail sprzedawcy.

Powiązanie pól jest ustalone. W efekcie podczas utworzenia faktury , zostanie pobrany adres email z danych podmiotu i wpisany do wskazanego pola kontaktowego sprzedawcy w strukturze , dając przykładowo poniższy rezultat:

PRZYKŁAD POWIĄZANIA POLA - własne pole dodatkowe

Załóżmy że w fakturze znajdują się własne pola dodatkowe dotyczące projektu, zdefiniowane tak jak poniżej, które chcesz zamieścić na fakturze :

Chcemy utworzyć powiązanie, które będzie przenosić uwagi do projektu z pól dodatkowych na fakturę . W tabeli powiązań, w części dotyczącej pola źródłowego, wybieramy interesujące nas pole źródłowe z węzeła DodatkowePola / Uwagi do projektu:

Z kolei w polu docelowym w strukturze KSeF FA(3), wybieramy ścieżkę Fa / DodatkowyOpis / Wartość, ponieważ chcemy aby nasz opis znalazł się w danych faktury przeznaczonych na własne dodatkowe informacje. Wybór odpowiedniego pola docelowego wymaga rozeznania w strukturze KSeF FA(3), niemniej jednak pola z dodatkowymi informacjami są uniwersalnym miejscem, w którym można zamieszczać szereg różnych danych opisowych związanych z fakturą.

Wybór tego pola docelowego wyjątkowo spowoduje dodanie powiązania dla trzech pozycji, bowiem struktura dodatkowej informacji w fakturze składa się z trzech pól: Wartości, Klucza i opcjonalnego Numeru wiersza. Edytor automatycznie umieści te trzy pozycje i powiąże je z naszym polem dodatkowym, tak jak widać na poniższym przykładzie.

▌ Fa / DodatkowyOpis / Wartość - jest wartością pola. W parametrach formatowania widać standardowe powiązanie z wartością pola. Wartość {0} oznacza że zostanie wyświetlona zawartość pola bez żadnych dodatków i bez specjalnego formatowania.

▌ Fa / DodatkowyOpis / Klucz - jest etykietą pola. W parametrach formatowania widać że kluczem będzie stały tekst będący nazwą pola ("Uwagi do projektu"). Tekst ten można zmienić na inną etykietę.

▌ Fa / DodatkowyOpis / Nr wiersza - dotyczy sytuacji gdy dodatkowa informacja ma odnosić się konkretnej pozycji faktury. W parametrach formatowania widać że jest wybrana pusta wartość, ponieważ to pole nie jest związane z pozycjami faktury.

Powiązanie pól jest ustalone. W efekcie podczas utworzenia faktury , zostanie pobrana informacja z dodatkowego pola uwag i wpisana do dodatkowych informacji w strukturze , dając przykładowo poniższy rezultat:

PRZYKŁAD POWIĄZANIA POLA - numer dokumentu WZ do faktury

Jednym z typowych zastosowań jest dołączanie do faktury numeru powiązanego dokumentu WZ. W takim przypadku w części dotyczącej pola źródłowego, rozwiń listę i wybierz węzeł DokumentyWZ, a następnie wskaż pole NumerDokumentu.

W polu docelowym w strukturze KSeF FA(3) wybierz ścieżkę Fa / WZ / WZ - jest to specjalne miejsce w strukturze KSeF do umieszczenia numerów dokumentów WZ. Technicznie można byłoby zamieścić numer w także dodatkowych informacjach (jak w przykładzie wyżej), ale wykorzystajmy w tym przypadku dedykowane pole dla dokumentu WZ.

Powiązanie pól jest ustalone. W efekcie podczas utworzenia faktury , zostanie pobrany numer WZ powiązanej z fakturą (lub kilka numerów jeśli faktura ma wiele dokumentów WZ) i wpisany do struktury , dając przykładowo poniższy rezultat:

PRZYKŁAD POWIĄZANIA POLA - numer EORI w dancyh nabywcy

Załóżmy że w danych nabywcy trzeba uzupełnić numer EORI używany do rozliczeń celnych oraz że numer ten został zamieszczony jako pole dodatkowe w karcie kontrahenta:

W polu źródłowym z pól dodatkowych kontrahenta wybieramy Numer EORI:

W polu docelowym w strukturze KSeF FA(3) wybieramy ścieżkę Podmiot2 / NumerEORI. Podmiot2 odpowiada danym nabywcy w strukturze KSeF.

Powiązanie pól jest ustalone. W efekcie podczas utworzenia faktury , zostaje przepisany numer EORI do danych nabywcy:

ZAPISYWANIE SZABLONU PÓL I UŻYCIE W INNYCH DOKUMENTACH

Szablon powiązanych pól dotyczy każdej faktury osobno - każda może mieć różny zestaw pól, które zostaną przeniesione do faktury . Aby usprawnić proces wiązania pól, zestaw powiązań można zapisać jako nowy szablon, a następnie użyć w innych fakturach a także ustawić który z wielu możliwych szablonów powiązań ma być domyślny.

Gdy tworzysz nowe lub modyfikujesz istniejące powiązania w fakturze, zostaną one przede wszystkim zachowane przy tej fakturze, ale edytor daje także możliwość zapisu bieżącego zestawu jako nowy szablon - pojawia się wtedy przycisk Zapisz jako nowy szablon.

Możesz przełączać się pomiędzy dostępnymi szablonami w polu Szablon eksportu pól w fakturze, ale także modyfikować istniejące szablony w menu Ustawienia | Ustawienia programu | Ustawienia KSeF - powiązanie pól. Poniżej widać okno szablonów w którym poprzez edycję zmieniono nazwę istniejącego szablonu z powyższego przykładu. Szablon ten został ustawiony również jako domyślny dla faktur sprzedaży.

WERYFIKACJA POPRAWNOŚCI I PODGLĄD PRZENOSZONYCH DANYCH DO FAKTURY KSeF

Możliwość dowolnego wiązania pól między dokumentami programu a fakturą daje bardzo szerokie możliwości personalizacji i dopasowania do różnych wymagań oraz systemów odbiorców. Jednakże należy zachować ostrożność aby nie wpisywać danych do pól faktury KSeF bez dostatecznej wiedzy i kontroli - szczególnie ważne w tym kontekście jest sprawdzenie czy każda faktura, którą mamy zamiar wysłać do zawiera prawidłowe dane i czy są umieszczone we właściwych polach. Należy również kontrolować, czy faktura ma wybrany właściwy zestaw eksportowanych pól. Zielony status poprawności, pokazywany w edytorze powiązanych pól, dotyczy tylko technicznej zgodności typów pól między danymi źródłowymi a docelowym polem, jednak nie świadczy o merytorycznie właściwym powiązaniu.

Zalecamy kontrolowanie każdej faktury przed jej wysyłką za pomocą kilku dostępnych funkcji - wysyłka faktury do KSeF poprzedzona jest oknem, w którym można dokonać przeglądu całości wysyłanych danych, a także sprawdzić kompletną zawartość pliku XML (rzeczywistej faktury KSeF). W oknie wysyłki faktury KSeF znajduje się zakładka Powiązania pól, która pokazuje jakie były dane źródłowe i docelowe.

Zalecamy za każdym razem obejrzeć także zakładkę z podglądem faktury Podgląd faktury, aby sprawdzić, czy wszystkie dane na fakturze są poprawne. Surowe dane wysyłane do KSeF w postaci pliku XML (rzeczywista faktura KSeF) są dostępne w zakładce Podgląd XML.

Uwaga: Wiązanie pól wymaga znajomości struktury faktury . Program nie ma możliwości weryfikacji danych pod kątem poprawności merytorycznej i strukturalnej. W pewnych przypadkach biznesowych kontrahent może wymagać uzupełnienia konkretnych pól w strukturze faktury .

Uwaga: Masz możliwość zdefiniowania wielu schematów powiązań pól i wyboru schematu zależnie od wystawianej faktury.

Powrót do listy pytań