Jak skonfigurować wysyłkę maili z programu?

Aby można było bezpośrednio z programu wysyłać maile, zawierające np. faktury, oferty, wezwania, proformy, zlecenia czy zamówienia w formie PDF, czy dowolne inne maile, należy najpierw skonfigurować parametry skrzynki pocztowej, która będzie używana do wysyłki maili z aplikacji. W tym otwórz menu Ustawienia | Ustawienia programu | zakładka Wysyłka maili | Konfiguracja wysyłki i uzupełnij parametry dostępu do skrzynki pocztowej.

KONFIGURACJA popularnych skrzynek przez SMTP

Jeśli używane jest konto na jednym z popularnych serwerów pocztowych, to po uzupełnieniu adresu email nadawcy program sam ustawi niektóre parametry, jak adres serwera SMTP, numer portu. Dla niektórych kont może być istotne, aby w skrzynce pocztowej była włączona możliwość wysyłki przy użyciu zewnętrznych aplikacji przez serwer SMTP.

Po wprowadzeniu parametrów skrzynki, należy chwilowo ustawić Maksymalny czas oczekiwania na 5 sekund i kliknąć przycisk Wyślij wiadomość testową. Jeśli parametry są poprawne, to połączenie ze skrzynką pocztową będzie natychmiastowe i program wyśle mail z wiadomością testową na skrzynkę. Ustawienie 5 sekund daje krótki czas oczekiwania przy testowaniu i korygowaniu parametrów, gdyby okazało się że jakieś parametry są nieprawidłowe lub występują problemy porzy połączeniu ze skrzynką i zachodzi potrzeba wykonania kilku testów z różnymi parametrami. Docelowo, gdy połączenie ze skrzynką zostanie już ustalone i wiadomość testowa wysłana jest poprawnie, należy ustawić Maksymalny czas oczekiwania na 60 lub 120 sekund. Jest to niezbędne aby program mógł poprawnie wysyłać maile z dużymi załącznikami (i zależy od szybkości posiadanego łącza internetowego, przeważnie 120 sekund będzie wystarczające).

KONFIGURACJA skrzynki GMAIL

Jeśli używasz skrzynki GMAIL, wykorzystaj nowy sposób uwierzytelniania za pomocą tokena. W tym celu ustaw metodę autoryzacji na TOKEN i kliknij przycisk Sign in with Google.

Spowoduje to wyświetlenie się strony z listą kont Google do wyboru - wybierz i zaloguj się za pomocą tego konta które konfigurujesz.

Po zalogowaniu i przydzieleniu dostępu, wykonaj testową wysyłkę maila.

USTAWIENIA DODATKOWE

W przypadku korzystania z pojedyńczego stanowiska komputerowego, konieczne jest zaznaczenie opcji Wysyłaj maile z tego komputera, która globalnie zezwala danemu komputerowi na wysyłkę maili. W przypadku instalacji wielostanowiskowej, tylko wybrany komputer (np. serwer) powinien mieć tą opcję zaznaczoną.

Jeśli maile wysyłane z programu mają trafiać również jako kopia na ustaloną zapasową skrzynkę, to można zaznaczyć opcję Wysyłając email, wyślij kopię wiadomości do i podać jeden lub dwa dodatkowe własne adresy mailowe. Dzięki temu można np. przechowywać na jakiejś dodatkowej skrzynce kopie wszystkich wysłanych wiadomości.

Szablony wysyłanych maili można zmodyfikować w zakładce Szablony maili Warto np. ustalić stopkę w mailach, zawierającą dane firmy, podziękowanie za współpracę, firmowe logo lub inne dowolne uwagi.