Jak korzystać z funkcjonalności Zdarzeń Biznesowych?
Zdarzenia Biznesowe (Business Events) w aplikacji ELISOFT Firma Premium to mechanizm umożliwiający rejestrację i automatyczne przetwarzanie kluczowych zdarzeń w systemie, takich jak tworzenie i rozliczanie faktury, dodanie kontrahenta, dodanie towaru czy nawet logowanie użytkownika do aplikacji. Funkcja ta pozwala zareagować na te zdarzenia i wykonać różne scenariusze integracji aplikacji z zewnętrznymi systemami i usługami, takimi jak platformy automatyzacji n8n, Zapier czy Make, umożliwiając dalsze wykorzystanie danych w procesach biznesowych.
Zdarzenie biznesowe może inicjować cały proces workflow (lub kilka różnych procesów), które można samodzielnie złożyć jak z klocków w pożądaną integrację. Przykładowo poniżej (zrzut ekranu z platformy n8n) widać prostą integrację, która reaguje na utworzenie faktury w programie. Dane faktury są przetwarzane przez sztuczną inteligencję, aby utworzyć treść maila, następnie wykonuje się aktualizacja innego systemu księgowego, a klient otrzymuje dopasowaną wiadomość email razem z linkiem do pobrania pliku.
Przykładowe zastosowania Zdarzeń Biznesowych:
●
Po utworzeniu faktury, zapisanie jej jako PDF na dysku GoogleDrive.
●
Automatyczne wysyłanie maila z podziękowaniem po rozliczeniu faktury.
●
Wysłanie danych o przeterminowanym towarze za pomocą SMS-a lub e-maila.
●
Analiza pozycji faktury przez sztuczną inteligencję i zamieszczenie zagregowanych danych w innym systemie
●
Powiązanie zdarzenia wylogowania z automatyzacją w magazynie (np. zasłonięcie rolet antywłamaniowych).
●
Po dodaniu towaru, pobranie jego danych i umieszczenie ich w innym programie/bazie.
●
Ewidencjonowanie czasu rozpoczęcia pracy pracownika w systemie CRM po zalogowaniu do programu.
●
Po usunięciu kontrahenta, otrzymanie powiadomienia w osobnym serwisie, w celu uruchomienia procedury RODO w
firmie.
●
Odnotowanie faktu usunięcia faktury w innym rejestrze poza aplikacją.
●
Automatyczna wysyłka maili do klienta oraz generowanie listu przewozowego po zmianie statusu zamówienia.
Kliknij na poniższe punkty aby rozwinąć więcej informacji.
KONFIGURACJA ZDARZEŃ BIZNESOWYCH
Aby skonfigurować Zdarzenia biznesowe w aplikacji, wykonaj poniższe kroki:
1. Przejdź do menu Ustawienia / Ustawienia programu / Ustawienia zdarzeń biznesowych
2. W sekcji Konfiguracja wysyłki:
- Włącz rejestrację zdarzeń biznesowych
- Włącz usługę wysyłania zdarzeń, jeśli zdarzenia mają być przekazywane do zewnętrznych systemów
- Podaj adres wysyłki, na którym serwis zewnętrzny będzie nasłuchiwać i uruchamiać integrację - np. URL webhooka w platformie n8n
- Ustaw częstotliwość i zakres czasu wysyłki zdarzenia
3. W zakładce Zdarzenia rejestrowane zaznacz, które typy zdarzeń mają być monitorowane np. rozliczenie czy usunięcie faktury, utworzenie towaru, dodanie kontrahenta.
4. W zakładce Zdarzenia wysyłane zaznacz, które typy zdarzeń mają być wysyłane do zewnętrznych systemów (przeważnie będzie to ustawienie tożsame ze zdarzeniami rejestrowanymi).
5. W zakładce Czyszczenie zdarzeń skonfiguruj (opcjonalnie), jak często starsze zdarzenia mają być automatycznie usuwane.
6. Na koniec kliknij OK, aby zapisać ustawienia.
USŁUGA ELISOFT BUSINESS SERVER
Usługa ELISOFT Business Server to dodatkowa usługa instalowana wraz z aplikacją, która odgrywa kluczową rolę w obsłudze zdarzeń biznesowych. Jeśli usługa nie jest uruchomiona, funkcjonalność wysyłki zdarzeń nie będzie działać.
Gdzie znaleźć ELISOFT Business Server?
- Ikona w pasku zadań Windows
Na głównym pasku zadań (obok godziny) znajduje się strzałka, która rozwija menu ukrytych ikon. Po rozwinięciu menu powinna być widoczna ikona naszej usługi Business Server:
- Wyszukiwanie ręczne
Jeśli ikona nie jest widoczna, można wyszukać usługę ręcznie, wpisując w pasku wyszukiwania systemu Windows: Business Server.
Jak uruchomić usługę ELISOFT Business Server?
Po otwarciu usługi, w głównym oknie widoczny jest przycisk umożliwiający jej uruchomienie:
Ważne: Jeśli aplikacja działa na kilku komputerach, usługa Business Server powinna być uruchomiona tylko na jednym stanowisku, aby uniknąć problemów z funkcjonalnością zdarzeń.
MONITOROWANIE ZDARZEŃ
Po włączeniu rejestracji zdarzeń, możesz monitorować je w zakładce Zdarzenia (główne menu aplikacji).
Dla każdego zdarzenia wyświetlane są podstawowe informacje w kolumnach, takie jak:
- Rodzaj zdarzenia
- Powiązany dokument
- Numer dokumentu (jeśli jest to zdarzenie dotyczące utworzenia faktury czy zlecenia)
- Data utworzenia
- Dane podmiotu powiązane z zarejestrowanym zdarzeniem
Statusy zdarzeń
Kolumna status wskazuje, czy zdarzenie zostało przetworzone i wysłane:
- Niebieski status “Nieogłoszone” - zdarzenie jest zapisane w systemie, ale nie zostało wysłane do innych serwisów / narzędzi typu low-code
- Zielony “Ogłoszono”- zdarzenie zostało pomyślnie wysłane i przetworzone w zewnętrznych systemach.
- Czerwony “Błąd” - wysyłka zdarzenia nie powiodła się. Szczegóły błędu znajdują się w zawartości zdarzenia- zakładka Informacje.
Podgląd zawartości zdarzeń
Aby wyświetlić szczegóły konkretnego zdarzenia, kliknij przycisk Pokaż zawartość zdarzenia.
Otworzy się nowe okno z dwoma zakładkami:
1. Ładunek zdarzenia
Ładunek zdarzenia to zestaw danych w formacie JSON, który opisuje szczegóły zarejestrowanego zdarzenia biznesowego. Dane te są kluczowe dla integracji z systemami zewnętrznymi, gdyż pozwalają precyzyjnie określić:
- Typ zdarzenia (np. utworzenie faktury, dodanie kontrahenta)
- Dane dokumentu (np. numer faktury, dane kontrahenta, sprzedawcy)
- Czas zdarzenia
- Identyfikator zdarzenia (GUID), który umożliwia jego jednoznaczną identyfikację.
Przykładowy ładunek zdarzenia, do utworzonej faktury w programie, wygląda następująco:
{
"Guid": "2969caed-6bab-4c29-a964-cede478254c3",
"DataZdarzenia": "2024-11-29T11:25:22.8854217+01:00",
"Zdarzenie": "Utworzono",
"PowiazanyDokument": "FakturaSprzedazy",
"KontekstZgloszenia": {
"OriginID": "7089B8D7BA3440B5AB6B698B50A08F64",
"Aplikacja": "ELISOFT Firma Premium 2025 19.12.0.0 ",
"Uzytkownik": "Administrator",
"Sesja": 3,
"BazaDanych": "bdFaktury11",
"IdPodmiotu": 1
},
"Dokument": {
"NrFaktury": "FV 2024/0001",
"DataWystawienia": "2024-11-29T00:00:00",
"DataSprzedazy": "2024-11-29T00:00:00",
"MiejsceWystawienia": "",
"DataTerminZaplaty": "2024-11-29T00:00:00",
"Sprzedawca": {
"Nazwa": "RENO",
"Adres": {
"Miasto": "",
"Ulica": "",
"KodPocztowy": "",
"Panstwo": ""
},
"Nip": "1234567890",
"NipKraj": ""
},
"Nabywca": {
"Nazwa": "Jan Kowalski",
"Adres": {
"Miasto": "",
"Ulica": "",
"KodPocztowy": "",
"Panstwo": ""
},
"Nip": "1123447890",
"NipKraj": ""
},
"PozycjeFaktury": [
{
"Id": 1,
"Nazwa": "Narożnik Vanessa",
"Kod": "",
"KodGTU": "",
"KodPKWiU": "",
"KodCN": "",
"Jednostka": "",
"Ilosc": 1.0,
"Rabat": 0.0,
"StawkaVat": 23.0,
"StawkaVatRodzaj": "Procentowa",
"CenaNetto": 1000.0,
"CenaBrutto": 1230.0,
"WartoscNetto": 1000.0,
"WartoscBrutto": 1230.0
}
],
"PlatnoscInformacje": {
"FormaPlatnosci": "Gotówka",
"SplitPayment": false,
"Waluta": "PLN",
"RachunekNazwaBanku": "",
"RachunekNumerKonta": ""
},
"KwotaInformacje": {
"WartoscZaplacona": 0.0,
"PozostaloDoZaplaty": 1230.0,
"WartoscNetto": 1000.0,
"WartoscBrutto": 1230.0
},
"FaktureWystawil": "",
"FaktureOdebral": "",
"Oznaczenie": "",
"Informacje": "",
"JPKKodyProcedur": "",
"IdFaktury": 1,
"GuidFaktury": "d2394c05-2c48-4b04-b945-f2c3c1776396"
}
}2. Informacje
Zakładka ta prezentuje szczegóły dotyczące statusu wysyłki zdarzenia:
- Jeśli wysyłka przebiegła pomyślnie- w tej zakładce będą widoczne szczegóły wysyłki.
- Jeśli wysyłka zakończyła się błędem- znajdziesz tu komunikat z szczegółami problemu.
- Jeśli zdarzenie nie zostało wysłane (status "Nieogłoszone")- zakładka pozostaje pusta.
PRZYKŁAD 1 - Powiadomienie o wystawieniu faktury wysokiej wartości
Workflow (przepływ pracy) to proces opisujący sposób przetwarzania zdarzeń i wynikających z nich działań w sposób automatyczny. Dzięki integracji zdarzeń biznesowych z narzędziami typu low-code, takimi jak n8n, możliwe jest tworzenie zaawansowanych automatyzacji, które ułatwiają codzienną pracę.
Poniżej przygotowaliśmy dokładny przykład utworzenia workflowu wykorzystującego zdarzenia z naszej aplikacji.
Czym są diagramy Workflow?
Diagramy workflow to graficzne przedstawienie procesów biznesowych lub operacyjnych, które pokazują przepływ danych między różnymi etapami działania. Tego rodzaju diagramy składają się z prostych elementów (klocków), które mogą reprezentować czynności, decyzje, punkty wejścia/wyjścia czy warunki.
Każdy "klocek" w diagramie odpowiada za wykonanie konkretnego zadania np. filtrowanie danych, wysyłanie e-maili czy logowanie zdarzeń. Klocki można łączyć w dowolny sposób aby zautomatyzować procesy w oparciu o dane wyjściowe, takie jak zdarzenia biznesowe. Takie rozwiązanie pozwala na:
- Proste i intuicyjne budowanie procesów bez konieczności pisania kodu.
- Automatyzację powtarzalnych zadań.
- Integrację z innymi narzędziami i aplikacjami.
Instrukcja: Tworzenie workflow w n8n na podstawie Zdarzeń Biznesowych.
Poniżej przedstawiamy przykład workflow, który wykorzystuje zdarzenie utworzenia faktury z naszej aplikacji. Automatyzacja ta generuje powiadomienie e-mail, jeśli wartość faktury przekracza określoną kwotę.
Krok 1 Utworzenie nowego workflow
1. Zaloguj się do aplikacji n8n i utwórz nowy workflow.
2. Możesz nadać nazwę swojemu workflow np. Powiadomienie o wysokiej fakturze:
Krok 2 Dodanie węzła Webhook
1. Z listy elementów po prawej stronie, przeciągnij na diagram węzeł Webhook.
2. W ustawieniach węzła:
- ustaw metodę na POST (1).
- Skopiuj wygenerowany adres URL i wklej do ustawień zdarzeń w aplikacji – posłuży on jako punkt wejścia, do którego aplikacja wyśle dane zdarzenia. (3).
Uwaga: Webhook generuje dwa różne adresy URL. (2) W trakcie konfiguracji i testowania należy używać Test URL. Po zakończeniu testów i uruchomieniu workflowa w środowisku produkcyjnym użyj Production URL.
3. Testowanie węzła Webhook:
- Ważne: Zanim przejdziesz do dodawania kolejnych węzłów, upewnij się, że węzeł Webhook przeszedł test.
- Kliknij Listen for test event w ustawieniach węzła Webhook i wywołaj zdarzenie testowe w aplikacji, aby sprawdzić, czy odbiera on poprawnie dane.
- Jeśli test zakończy się sukcesem, węzeł zostanie podświetlony na zielono, co oznacza, że działa poprawnie.
- Dopiero po tym możesz przejść do kolejnych węzłów i połączyć je w pełne workflow.
W n8n każdy węzeł (np. Webhook, Filter, Gmail) musi zostać przetestowany osobno!
Krok 3: Dodanie filtra (IF)
1. Dodaj na diagram węzeł Filter, który pozwoli przetwarzać dane z ładunku zdarzenia.
2. Połącz węzeł Webhook z węzłem Filter, przeciągając strzałkę między nimi.
3. W ustawieniach filtra zdefiniuj ładunek:
- Przed wprowadzeniem wartości pola, przestaw opcję na Expression (1).
- do miejsca fx przeciągnij z listy pól wartości faktury, pole odpowiadające za wartość brutto faktury : {{ $json.body.Dokument.PozycjeFaktury[0].WartoscBrutto }} (2)
- Operator z sekcji Number: is greater than (3)
- Po prawej stronie: 10000 (lub inna kwota graniczna). (4)
- Możesz zmienić nazwę węzła w poniżej wskazanym miejscu:
- Oczywiście nie zapomnij o przetestowaniu nowo dodanego węzła za pomocą opcji Test step!
- Wróć do okna głównego za pomocą poniższej opcji:
Krok 4 - Dodanie węzła Gmail
1. Przeciągnij na diagram węzeł Gmail Send a message
2. Ustaw odpowiednie wartości:
- Operacja Send (1)
- Adres odbiorcy powiadomienia (2)
- Temat wiadomości mailowej (3)
- Przestaw opcję na Expression (4) i stwórz treść powiadomienia- można wykorzystać do niej listę pól wartości zdarzeń z aplikacji (5) np. Faktura {{ $json.body.Dokument.NrFaktury }} o wartości {{ $json.body.Dokument.PozycjeFaktury[0].WartoscBrutto }} {{ $json.body.Dokument.PlatnoscInformacje.Waluta }} została wystawiona i przekroczyła ustaloną kwotę 10000 PLN.
- Połącz się ze swoim kontem Google:
Krok 5- Testowanie workflow
1. Przed wykonaniem testów, upewnij się, że w aplikacji masz włączoną wysyłkę zdarzeń (1), wklejony adres URL Webhooka (2) oraz wybrane odpowiednie zdarzenie (w tym przykładzie jest to Tworzenie faktury) (3).
Ważne: Po zakończeniu testów pamiętaj, aby zamienić Test URL na Production URL w ustawieniach zdarzeń aplikacji.
2. Wywołaj w aplikacji zdarzenie testowe (np. utworzenie faktury z kwotą powyżej progu).
3. Wróć do n8n i kliknij przycisk Test Workflow, aby sprawdzić, czy wszystkie kroki działają poprawnie:
- Webhook odbiera dane.
- Warunek „IF” prawidłowo sprawdza wartość kwoty.
- Jeśli kwota jest powyżej progu, wysyłany jest e-mail.
Jeśli test przebiegnie prawidłowo, cały workflow będzie podświetlony na zielono, tak jak powyżej. Treść wysłanej wiadomości wygląda następująco:
PRZYKŁAD 2 - Powiadomienie mailowe po rozliczeniu faktury
W poniższym przykładzie przedstawimy workflow w aplikacji n8n, który po rozliczeniu faktury w systemie przesyła powiadomienie mailowe do klienta. Pamiętaj, że ta funkcjonalność będzie działać tylko wtedy, gdy w kartotece kontrahenta będzie uzupełniony jego adres e-mail. Przed przystąpieniem do konfiguracji workflow upewnij się, że adres e-mail klienta jest poprawnie wprowadzony w systemie, w poniżej wskazanym miejscu. Workflow wykorzystuje te dane do wysłania powiadomienia mailowego.
Krok 1 Utworzenie nowego workflow
1. Zaloguj się do aplikacji n8n i utwórz nowy workflow.
2. Możesz nadać nazwę swojemu workflow np. Powiadomienie o rozliczeniu faktury (patrz przykład 1, krok 1).
Krok 2 Dodanie węzła Webhook
1. Dodanie węzła
- Z listy elementów po prawej stronie przeciągnij na diagram węzeł Webhook.
2. Konfiguracja węzła:
- W ustawieniach węzła ustaw metodę na POST
- Skopiuj wygenerowany adres URL i wklej go do ustawień zdarzeń w aplikacji – posłuży on jako punkt wejścia, do którego aplikacja wyśle dane zdarzenia.
Uwaga: Webhook generuje dwa różne adresy URL. (2) W trakcie konfiguracji i testowania należy używać Test URL. Po zakończeniu testów i uruchomieniu workflowa w środowisku produkcyjnym użyj Production URL.
3. Testowanie węzła Webhook:
- Kliknij Listen for test event w ustawieniach Webhooka i wywołaj zdarzenie testowe w aplikacji (np. rozliczenie faktury).
- Jeśli test przebiegnie pomyślnie, węzeł zostanie podświetlony na zielono. Dopiero wtedy przejdź do dodawania kolejnych węzłów.
Krok 3 - Dodanie filtra
1. Dodanie węzła Filter
- Dodaj na diagram węzeł Filter, który pozwoli przetwarzać dane otrzymane z Webhooka.
- Połącz węzeł Webhook z węzłem Filter, przeciągając strzałkę między nimi.
2. Konfiguracja filtra
- Przestaw opcję na Expression w polu fx.
- Z listy pól wartości zdarzeń, przeciągnij pole odpowiadające za wysłane zdarzenie: {{ $json.body.Zdarzenie }}.
- Ustaw warunek: is equal to i wpisz wartość: Rozliczono. Dzięki temu filtr przepuści tylko te zdarzenia, które dotyczą rozliczenia faktury.
3. Testowanie węzła Filter
- Wykonaj test nowo dodanego węzła za pomocą opcji Test step.
- Jeśli test przebiegnie pomyślnie, węzeł zostanie podświetlony na zielono.
Krok 4 - dodanie węzła Gmail
1. Dodanie węzła Gmail:
- Przeciągnij na diagram węzeł Gmail Send a message
2. Konfiguracja węzła Gmail:
- Operation (1): Send
- To: Przeciągnij pole odpowiadające za adres mailowy wprowadzony w kartotece kontrahenta (2): {{ $json.body.Dokument.Kontrahent.Email1 }}
- Subject (3) - np. "Twoja faktura została rozliczona"
- Treść wiadomości (4) - np. Szanowni Państwo, faktura {{ $json.body.Dokument.NrFaktury }} została pomyślnie rozliczona.
- Połącz węzeł Gmail ze swoim kontem Google, aby umożliwić wysyłkę wiadomości.
Krok 5 - Testowanie Workflow
1. Testowanie każdego węzła osobno:
- Webhook: Sprawdź, czy odbiera dane poprawnie.
- Filter: Upewnij się, że rozpoznaje zdarzenia o statusie "Rozliczono".
- Gmail: Potwierdź, że e-mail jest wysyłany na właściwy adres.
2. Testowanie całego workflow:
- Kliknij przycisk Test Workflow i wywołaj zdarzenie w aplikacji (np. rozlicz fakturę).
- Wszystkie węzły, które działają poprawnie, powinny zostać podświetlone na zielono.
- Przykład wiadomości wysłanej do klienta:
