Pole Zapłacono na fakturze uzupełnia się tylko przy wystawianiu faktury, jeśli w momencie wydawania faktury klientowi, część lub całość kwoty została już przez klienta zapłacona. Na przykład, klient płaci za usługę lub towar gotówką i jest dla niego wystawiana faktura – wówczas w pole Zapłacono można wpisać tę kwotę, którą klient wpłacił. Spowoduje to, iż na fakturze zostanie uwidoczniona kwota zapłacona oraz wartość, która pozostaje do zapłaty.
Jeśli chodzi o rozliczenie faktury, to można tego dokonać w dowolnym czasie, np. kilka dni czy nawet tygodni po tym jak faktura została wystawiona. Rozliczenie faktury polega na utworzeniu do faktury dokumentu KP na określoną kwotę – program wystawia dokument KP automatycznie, a rozliczając fakturę podaje się tylko kwotę, jaka została za fakturę zapłacona (może to być część lub całość wartości faktury). Na podstawie sumy wartości z dokumentów KP powiązanych z daną fakturą, program określa, czy za fakturę pozostaje jeszcze jakaś kwota do zapłaty, czy może faktura została już zapłacona w całości (stąd mamy informację w tabeli faktur o stanie zapłaty faktury).
Wystawienie dokumentu KP do faktury (czyli jej częściowe lub całkowite "zapłacenie") nie zmienia (i nie powinno zmieniać) już nic na samej fakturze. Faktura pozostaje w takim stanie, w jakim została wystawiona.
Co się dzieje zatem z wartością wpisaną w pole Zapłacono przy wystawianiu faktury? Jak można się domyślać, jeżeli wartość w polu Zapłacono jest niezerowa, to program utworzy automatycznie dokument KP na tę kwotę i powiąże go z daną fakturą. To spowoduje, że faktura od razu będzie widniała w tabeli jako w całości lub w części zapłacona.