Jeszcze do niedawna personalizacja faktur kojarzyła się przede wszystkim z dodaniem logo firmy lub zmianą wyglądu wydruku. Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu przedsiębiorców zaczęło zastanawiać się, czy własne szablony dokumentów nadal mają sens.
Odpowiedź brzmi: tak. Choć do KSeF trafia wyłącznie ustrukturyzowany plik XML, przedsiębiorcy oraz ich kontrahenci na co dzień korzystają z czytelnych wizualizacji faktur, najczęściej w formacie PDF. To właśnie ich wygląd można dostosować do identyfikacji wizualnej firmy, dodając logo, firmową stopkę czy indywidualny układ dokumentu.
Dlatego wybierając program do fakturowania, warto zwrócić uwagę nie tylko na zgodność z obowiązującymi przepisami i obsługę KSeF, ale również na możliwości personalizacji wydruków oraz wizualizacji faktur. To one nadal stanowią wizytówkę przedsiębiorstwa i wpływają na profesjonalny odbiór firmy przez klientów.
Dlaczego warto personalizować faktury?
Każdy przedsiębiorca dba o spójny wygląd swojej strony internetowej, materiałów reklamowych czy wizytówek. Tymczasem faktury często pozostają standardowymi dokumentami generowanymi według domyślnego szablonu programu.
To błąd. Faktura trafia do klientów, księgowych oraz działów finansowych i jest jednym z dokumentów, z którymi kontrahenci mają najczęstszy kontakt. Estetyczny dokument z logo firmy i czytelnym układem danych wzmacnia profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa oraz ułatwia identyfikację wystawcy.
Personalizacja faktur pozwala między innymi:
- budować rozpoznawalność marki,
- zachować spójność z identyfikacją wizualną firmy,
- zwiększać profesjonalizm dokumentów,
- ułatwiać klientom odnalezienie najważniejszych informacji,
- wyróżnić dokumenty na tle standardowych wydruków.
Oczywiście wygląd faktury można dostosować do własnych potrzeb wyłącznie w zakresie, który nie narusza obowiązujących przepisów. Wszystkie wymagane elementy dokumentu nadal muszą zostać zachowane i być zgodne z danymi zawartymi w strukturze pliku XML FA(3).
Jakie możliwości personalizacji powinien oferować program do fakturowania?
Nie każdy program daje takie same możliwości konfiguracji wyglądu dokumentów. Warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie umożliwia nie tylko dodanie logo, ale również bardziej zaawansowaną edycję szablonów.
Dobry program do fakturowania powinien pozwalać na:
- dodawanie logo firmy,
- wybór spośród wielu szablonów wydruku,
- zmianę układu dokumentu,
- edycję nagłówków i stopek,
- dodawanie własnych informacji dla odbiorcy, które będą zawarte także w strukturze pliku XML FA(3)
- umieszczanie podpisów lub pieczęci,
- przygotowanie różnych wzorów dla różnych typów dokumentów,
- tworzenie estetycznych wizualizacji faktur KSeF.
Im większe możliwości konfiguracji, tym łatwiej dopasować dokumenty do charakteru prowadzonej działalności. Trzeba jednak zwracać uwagę, aby szablon był w pełni odpowiadający treści pliku XML FA(3) i spełniał wymogi prawidłowej wizualizacji faktury KSeF.
Jeden szablon nie zawsze wystarczy
W wielu przedsiębiorstwach wykorzystywany jest więcej niż jeden wzór dokumentu. Inny układ może być stosowany dla faktur VAT, inny dla faktur zaliczkowych, korekt czy proform.
Niektóre firmy obsługują również kilka marek lub oddziałów i dla każdej z nich przygotowują osobne wzory dokumentów.
Dlatego warto wybrać program, który umożliwia korzystanie z wielu szablonów wydruku oraz ich łatwe dostosowywanie do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa.
KSeF standaryzuje dane, a nie wygląd faktury
Jednym z najczęściej zadawanych pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur jest to, czy po jego wdrożeniu przedsiębiorcy nadal mogą korzystać z własnych szablonów dokumentów.
W praktyce KSeF zmienia sposób przesyłania faktur, ale nie ogranicza możliwości ich prezentacji, pod warunkiem że w warstwie prezentacji odwzorowane są dokładnie dane pliku XML FA(3) - wizualizacja nie może wprowadzać nowych danych, których nie ma w fakturze ustrukturyzowanej. Natomiast do systemu KSeF trafia faktura ustrukturyzowana w postaci pliku XML zgodnego z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Nie zawiera ona elementów graficznych, takich jak logo firmy, kolory czy indywidualny układ dokumentu.
To właśnie dlatego tak duże znaczenie mają wizualizacje faktur KSeF. Program do fakturowania może na ich podstawie wygenerować czytelny dokument, który wygląda jak tradycyjna faktura VAT, a jednocześnie zawiera wszystkie dane zapisane w fakturze ustrukturyzowanej.
Dzięki temu przedsiębiorca może dodatkowo wysłać kontrahentowi estetyczny dokument PDF z własnym brandingiem, zachowując pełną zgodność z wymaganiami KSeF.
Wizualizacja faktury KSeF – dlaczego nadal ma znaczenie?
Choć formalnym dokumentem funkcjonującym w KSeF jest plik XML, w codziennej pracy przedsiębiorcy znacznie częściej korzystają z jego wizualizacji. To właśnie ona jest przesyłana klientom, drukowana, często archiwizowana oraz wykorzystywana przez działy księgowości.
Dobrze przygotowana wizualizacja faktury powinna być przede wszystkim czytelna i zgodna z danymi zapisanymi w fakturze ustrukturyzowanej. Jednocześnie nie stoi na przeszkodzie, aby zawierała elementy identyfikacji wizualnej firmy, takie jak:
- logo przedsiębiorstwa,
- firmowe kolory,
- indywidualny układ dokumentu,
- dodatkowe informacje dla kontrahenta umieszczone także w XML,
- stopkę z danymi kontaktowymi.
W praktyce oznacza to, że KSeF nie eliminuje możliwości budowania profesjonalnego wizerunku firmy za pomocą dokumentów sprzedażowych. Zmienia się jedynie sposób wymiany danych z administracją skarbową, natomiast wygląd wizualizacji faktury nadal pozostaje w gestii przedsiębiorcy oraz programu do fakturowania. Należy jednak pamiętać, aby plik XML i wizualizacja wzajemnie odpowiadały sobie pod względem zawartych w nich danych, tak aby wizualizacja nie była zakwestionowana jako osobna faktura poza KSeF.
Czego unikać podczas projektowania własnego szablonu?
Personalizacja nie powinna odbywać się kosztem czytelności dokumentu.
Najczęściej popełniane błędy to:
- zbyt małe lub mało czytelne czcionki,
- nadmiar kolorów utrudniający odczyt dokumentu,
- umieszczanie najważniejszych informacji w mało widocznych miejscach,
- zbyt duże logo zajmujące znaczną część strony,
- brak odpowiednich odstępów pomiędzy poszczególnymi sekcjami dokumentu.
Dobrze zaprojektowana wizualizacja faktury powinna przede wszystkim ułatwiać odbiorcy szybkie odnalezienie numeru dokumentu, danych kontrahenta, kwoty do zapłaty oraz terminu płatności.
Personalizacja wizualizacji faktur w programach ELISOFT
Programy ELISOFT umożliwiają nie tylko wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur, ale również przygotowywanie własnych wizualizacji dokumentów dopasowanych do identyfikacji wizualnej firmy.
Użytkownicy mogą korzystać z gotowych szablonów wydruku, edytować lub tworzyć własne wzory dokumentów za pomocą rozbudowanego edytora wydruków. Program pozwala między innymi dodawać logo firmy, modyfikować układ dokumentów, tworzyć własne stopki, umieszczać dodatkowe informacje dla odbiorców w fakturze ustrukturyzowanej i wizualizacji oraz przygotowywać estetyczne wizualizacje faktur KSeF.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zachować spójny wygląd wszystkich dokumentów firmowych również po wdrożeniu obowiązkowego e-fakturowania. Kontrahenci otrzymują przejrzyste wizualizacje faktur, natomiast do KSeF przesyłana jest zgodna z wymaganiami faktura ustrukturyzowana.
Podsumowanie
Wygląd faktury nadal ma znaczenie. Choć Krajowy System e-Faktur standaryzuje sposób wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami a administracją skarbową, nie ogranicza możliwości tworzenia własnych wizualizacji dokumentów, o ile zapewniają pełną zgodność prezentowanych danych między plikiem KSeF czyli XML FA(3) a wizualizacją.
Wybierając program do fakturowania, warto zwrócić uwagę nie tylko na zgodność z obowiązującymi przepisami i obsługę KSeF, ale również na zakres personalizacji szablonów. Możliwość dodawania logo, tworzenia własnych wzorów wydruków czy przygotowywania profesjonalnych wizualizacji sprawia, że faktury stają się nie tylko dokumentami księgowymi, ale także elementem budowania wiarygodnego i spójnego wizerunku firmy.
Programy ELISOFT łączą obsługę KSeF z rozbudowanymi możliwościami personalizacji dokumentów, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą wygodnie wystawiać faktury zgodne z przepisami, jednocześnie zachowując indywidualny charakter swoich dokumentów.
