Obsługa sprzedaży nie zawsze kończy się na wystawieniu jednej faktury. W wielu firmach proces zaczyna się od przygotowania faktury proforma, a następnie obejmuje wystawienie właściwego dokumentu sprzedaży. Jeżeli później zmieni się cena, zakres sprzedaży lub na fakturze pojawi się błąd, konieczne może być również wystawienie faktury korygującej.
Przygotowywanie każdego z tych dokumentów osobno oznacza dodatkową pracę i zwiększa ryzyko pomyłek, szczególnie wtedy, gdy dane kontrahenta, produktów lub usług trzeba za każdym razem wprowadzać od początku.
W programach ELISOFT proformy, faktury sprzedaży i korekty można obsługiwać w ramach jednego systemu. Dane zapisane w programie mogą być wykorzystywane przy tworzeniu kolejnych dokumentów, a powiązania między nimi ułatwiają późniejsze odszukanie historii sprzedaży.
Faktura proforma – kiedy warto ją wystawić?
Faktura proforma jest dokumentem informacyjnym, który pozwala przedstawić klientowi warunki planowanej transakcji. Może zawierać między innymi dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży, ceny, wartość zamówienia oraz termin płatności.
Proforma często jest wykorzystywana przed realizacją zamówienia, gdy sprzedawca chce przedstawić klientowi kwotę do zapłaty przed dokonaniem transakcji. Może również pełnić funkcję podsumowania ustaleń dotyczących planowanej sprzedaży, czy końcowego procesu ofertowania.
Warto pamiętać, że faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. Nie dokumentuje sprzedaży i sama w sobie nie stanowi podstawy do rozliczenia podatku VAT.
Czy faktura proforma trafia do KSeF?
Nie. Faktura proforma nie jest fakturą ustrukturyzowaną i nie jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur.
Do KSeF trafiają dokumenty objęte obowiązkiem wystawiania w systemie. Proforma pozostaje natomiast dokumentem informacyjnym, który przedsiębiorca może przekazać klientowi w uzgodniony sposób.
W programach ELISOFT można przygotować proformę, zapisać ją w formacie PDF i przekazać klientowi drogą mailową, a następnie – w zależności od przebiegu transakcji – wystawić właściwy dokument sprzedażowy.
Jak wystawić fakturę proforma w programach ELISOFT?
Wystawienie proformy w programach ELISOFT odbywa się za pomocą dedykowanej zakładki Fakturowanie / Faktury proforma.
Dane kontrahenta można pobrać z kartoteki, a produkty lub usługi wybrać spośród wcześniej utworzonych pozycji. Dzięki temu nie ma potrzeby każdorazowego wpisywania tych samych informacji.
Gotowy dokument można zapisać w formacie PDF i przekazać klientowi drogą mailową bezpośrednio z programu.
W zależności od wersji programu dostępne są również dodatkowe funkcje usprawniające obsługę sprzedaży, takie jak płatności internetowe t-pay czy dokumenty cykliczne.
Dokumenty cykliczne typu proforma mogą być szczególnie przydatne w firmach, które regularnie wystawiają podobne dokumenty stałym klientom, na przykład przy sprzedaży usług abonamentowych. Można zdefiniować szablon dokumentu i ustalić częstotliwość jego generowania.
Program umożliwia również wydzielenie osobnej linii numeracji dla proform, dzięki czemu dokumenty te nie mieszają się z numeracją faktur. W wersji ELISOFT Firma Premium można dodatkowo wykorzystać własne pola dodatkowe w proformach i dostosować dokument do specyfiki firmy.
Proforma, płatność i faktura sprzedaży – jak wygląda cały proces?
W wielu firmach proforma jest jednym z pierwszych etapów obsługi sprzedaży. Proces może wyglądać następująco:
<center> proforma → płatność → faktura sprzedaży </center>
<br> Przedsiębiorca przygotowuje proformę i przekazuje ją klientowi. Następnie, w zależności od charakteru transakcji i momentu powstania obowiązku podatkowego, wystawia właściwy dokument sprzedażowy.
Jeżeli otrzymana płatność jest zaliczką, może być konieczne wystawienie faktury zaliczkowej. W innych sytuacjach przedsiębiorca wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Korzystanie z jednego programu do obsługi kolejnych etapów sprzedaży pozwala ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Dane kontrahenta oraz pozycje sprzedaży są już zapisane w programie i mogą zostać wykorzystane przy przygotowywaniu kolejnych dokumentów.
Faktura korygująca – kiedy jest potrzebna?
Faktura korygująca służy do poprawienia lub zmiany informacji zawartych na wcześniej wystawionej fakturze.
Korekta może być potrzebna między innymi w przypadku:
- zmiany ceny towaru lub usługi,
- udzielenia rabatu,
- zwrotu towaru,
- zmiany wartości sprzedaży,
- błędów w danych lub pozycjach faktury.
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, czyli podmiot, który wystawił fakturę pierwotną.
W przypadku faktur wystawionych w KSeF szczególnie ważna jest poprawność danych już na etapie wystawiania dokumentu. Po przesłaniu faktury do KSeF nie można jej edytować ani anulować. Jeżeli dokument zawiera błąd wymagający poprawienia, należy zastosować odpowiedni sposób korekty.
Jak wystawić fakturę korygującą w programach ELISOFT?
Jedną z zalet wystawiania korekt w programach ELISOFT jest możliwość powiązania dokumentu korygującego z fakturą pierwotną.
W praktyce użytkownik może wybrać fakturę sprzedaży z tabeli dokumentów i skorzystać z polecenia Utwórz korektę. Program pobiera dane z faktury pierwotnej, dzięki czemu nie trzeba ponownie przepisywać wszystkich informacji.
W zależności od rodzaju korekty można zmienić odpowiednie dane lub pozycje, a następnie zapisać przygotowany dokument.
Korekta zawiera informacje dotyczące faktury pierwotnej, a w przypadku korekty faktury ustrukturyzowanej również numer KSeF faktury, której dotyczy. Takie powiązanie ułatwia późniejsze odnalezienie dokumentów i kontrolowanie historii zmian.
Co zrobić, gdy faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę?
W przypadku gdy faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę, czyli z błędnym numerem NIP. W przypadku faktury wystawionej w KSeF nie można po prostu zmienić danych na wcześniej wystawionym dokumencie.
W takiej sytuacji konieczne jest zastosowanie odpowiedniego sposobu korekty. W praktyce może to oznaczać wystawienie faktury korygującej do zera z błędnym NIP-em, a następnie wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Sposób postępowania warto jednak każdorazowo potwierdzić z księgowością lub doradcą podatkowym, szczególnie w przypadku bardziej złożonych transakcji.
Ile korekt można wystawić do jednej faktury?
Zmiana jednej faktury nie zawsze kończy się na jednej korekcie. W praktyce może się zdarzyć, że po wystawieniu pierwszej faktury korygującej konieczne będzie wprowadzenie kolejnej zmiany.
Do jednej faktury można wystawić więcej niż jedną korektę. Nie ma określonego limitu liczby korekt i mogą być wystawiane kolejne dokumenty, jeżeli są potrzebne do prawidłowego rozliczenia transakcji.
Programy ELISOFT pozwalają wystawiać kolejne faktury korygujące do dokumentu, który wymaga dalszych zmian. Zachowanie powiązań między dokumentami ułatwia kontrolowanie, jakie korekty zostały wystawione i czego dotyczyły.
Czy zamiast korekty można wystawić notę korygującą?
Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie może wystawiać not korygujących. Oznacza to, że błędy wymagające poprawienia dokumentu należy korygować za pomocą faktury korygującej wystawianej przez sprzedawcę.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku faktur wystawianych w KSeF. Po przesłaniu faktury do systemu nie można jej edytować ani usunąć. Jeżeli dokument zawiera błąd, jego poprawienie odbywa się poprzez wystawienie odpowiedniej faktury korygującej.
Dlatego tak ważne jest sprawdzenie danych kontrahenta, numeru NIP, pozycji oraz wartości dokumentu jeszcze przed wysłaniem faktury do KSeF.
Programy ELISOFT a KSeF 2.0
Obowiązkowy KSeF zmienia sposób obsługi faktur w wielu firmach. Program do fakturowania powinien więc nie tylko umożliwiać wystawianie dokumentów, ale również wspierać przedsiębiorcę w ich przekazywaniu do Krajowego Systemu e-Faktur.
Programy ELISOFT są zintegrowane z KSeF 2.0. W zależności od programu i dostępnych funkcji użytkownik może między innymi wysyłać i odbierać faktury oraz korekty, kontrolować ich statusy i obsługiwać dokumenty związane z KSeF bezpośrednio w programie.
W przypadku proform zasada pozostaje prosta, a mianowicie proforma nie jest przesyłana do KSeF.
Dlaczego warto obsługiwać proformy, faktury i korekty w jednym systemie?
Połączenie obsługi różnych dokumentów sprzedażowych w jednym programie pozwala uporządkować cały proces – od przygotowania proformy, przez wystawienie faktury, aż po ewentualną korektę.
Przedsiębiorca korzysta z jednej bazy kontrahentów i produktów, a kolejne dokumenty może tworzyć na podstawie wcześniej zapisanych informacji. Przy wystawianiu korekty nie musi ponownie przepisywać danych z faktury pierwotnej.
Mniejsza liczba ręcznie wykonywanych czynności oznacza oszczędność czasu i ogranicza ryzyko pomyłek. Istotne jest również zachowanie powiązań między dokumentami, które ułatwia późniejsze sprawdzenie historii sprzedaży.
Faktury proforma i korekty w programach ELISOFT – wygodna obsługa całego procesu sprzedaży
Proforma może być pierwszym etapem sprzedaży, ale na niej obsługa dokumentów często się nie kończy. W zależności od przebiegu transakcji przedsiębiorca może następnie wystawić fakturę sprzedaży lub fakturę zaliczkową, a w razie potrzeby również fakturę korygującą.
W programach ELISOFT kolejne etapy można obsługiwać w ramach jednej aplikacji. Dane kontrahentów i produktów są dostępne w kartotekach, korekty mogą być tworzone na podstawie faktur pierwotnych, a dokumenty związane z KSeF można obsługiwać bezpośrednio w programie.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi korzystać z kilku różnych narzędzi do przygotowywania dokumentów sprzedażowych. Najważniejsze informacje pozostają w jednym miejscu, a powiązania między dokumentami ułatwiają późniejszą kontrolę historii sprzedaży.
Jeżeli firma regularnie wystawia proformy, faktury i korekty, połączenie tych funkcji w jednym programie może znacząco ułatwić codzienną pracę. ELISOFT pozwala uporządkować kolejne etapy obsługi dokumentów sprzedażowych i wygodniej zarządzać nimi w jednym systemie.
