Nadchodzi KSeF

KSeF - Elisoft Blog

W większości krajów Unii Europejskiej nie ma narzuconych przedsiębiorcom, z góry ustalonych form fakturowania, jakimi powinni się posługiwać. Firmy mają w tej kwestii dowolność i same decydują w jaki sposób dostarczają faktury do swoich kontrahentów. Wyjątek stanowią Włochy, w których to, już od 2014 roku obowiązuje elektroniczny system faktur Sistema di Interscambio (SDI). Włoski system e- faktur początkowo obejmował jedynie sektor administracji publicznej, jednak z czasem został rozszerzony i obecnie obejmuje już prawie wszystkie włoskie przedsiębiorstwa. Już niedługo, zgodnie z decyzją polskiego rządu, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur, polskich przedsiębiorców czeka wiele zmian w obrębie sporządzania dokumentacji sprzedażowej firmy, a Polska dołączy do Włoch, jako kolejny kraj, w którym obowiązują faktury elektroniczne.

Czym zatem jest Krajowy System e-Faktur i co on oznacza dla polskich przedsiębiorców?

Czym jest i jak ma działać KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF), to system centralny, działający pod nadzorem Ministerstwa Finansów, pośredniczący w wymianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych między podmiotami gospodarczymi. Wprowadzenie KSeF w Polsce, stanowi kolejny etap cyfryzacji usług administracji oraz transformacji cyfrowej kraju.

Działanie systemu opiera się na tym, że przedsiębiorcy wystawiają faktury w swoich programach fakturujących i za ich pomocą przesyłają je do KSeF. Faktury muszą być wystawiane w odpowiedniej strukturze logicznej, narzuconej przez Ministerstwo Finansów, a także w odpowiednim formacie (XML).

W momencie utworzenia faktury (w programie komputerowym), nie uznaje się jej jeszcze za wystawioną, stanowi ona swego rodzaju projekt faktury. Po przyjęciu dokumentu przez system i jego weryfikacji, faktura zostaje dopiero uznana za wystawioną i przesłana do nabywcy.

System e-Faktur, po przyjęciu faktury, zwraca do nadawcy urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), w którym zawarty jest unikalny w skali kraju numer ewidencyjny przesłanego dokumentu, nadany przez system.

Z taką zasadą działania systemu, wiążą się zmiany w przepisach, według których zostanie zmieniona zasada ustalania daty wystawienia faktury. Nie moment utworzenia jej w systemie fakturującym firmy, a czas akceptacji faktury w KSeF, będzie odpowiadał dacie wystawienia.

Biorąc pod uwagę fakt, że z datą wystawienia faktury bardzo często skorelowany jest termin płatności, to z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo ważne będzie wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które będą umożliwiały kontrolę nad czasem wystawiania faktur. Będzie to szczególnie istotne zwłaszcza na przełomie miesięcy, aby zminimalizować ryzyko poniesienia potencjalnych konsekwencji podatkowych, wynikłych ze zbyt późnego wystawienia faktury, a co za tym idzie, z opóźnionej akceptacji dokumentu w KSeF.

Uwierzytelnienie w systemie

Każda firma, dysponująca polskim numerem NIP, będzie miała utworzone konto w Krajowym Systemie e-Faktur. Zanim jednak przedsiębiorca wystawi pierwszą fakturę korzystając z KSeF, zobowiązany jest do wykonania autoryzacji w systemie. Nie musi robić tego wyłącznie właściciel firmy, dokonać uwierzytelnienia może także oddelegowany w tym celu pracownik.

Istnieje kilka sposobów uwierzytelniania w KSeF, określonych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów, należą do nich:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • podpis zaufany,
  • wygenerowany przez KSeF token, po uprzednim uwierzytelnieniu w jeden z powyższych sposobów,
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna – dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi,
  • zawiadomienie ZAW-FA złożone we właściwym urzędzie skarbowym – np. przez spółkę, w którym to zawiadomieniu zostaje wyznaczona osoba fizyczna upoważniona do korzystania z systemu w imieniu spółki; osoba ta będzie władna nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom, wystawiać faktury w imieniu podmiotu, a także mieć dostęp do faktur

Dostęp do faktur w KSeF

Każdy przedsiębiorca, który uwierzytelnił się w systemie, ma dostęp zarówno do wysyłki jak i odbioru faktur. Wystawiona przez sprzedawcę faktura, automatycznie pojawia się na koncie KSeF nabywcy, który to nie potrzebuje żadnych dodatkowych danych, aby z poziomu swojego konta zyskać do niej dostęp.

Jeśli odbiorcę faktury stanowi np. osoba prywatna, nieprowadząca działalności gospodarczej, a tym samym nieuwierzytelniona w systemie, może ona uzyskać dostęp do faktury w systemie e-faktur poprzez tzw. anonimowy dostęp. Dostęp ten, po podaniu indywidualnych cech faktury np. unikalnego numeru dokumentu wygenerowanego przez system po zatwierdzeniu faktury i przesłanego do wystawcy w urzędowym poświadczeniu odbioru, pozwala odbiorcy na uzyskanie dostępu do podglądu otrzymanej faktury.

Po wystawieniu faktury i nadaniu jej numeru KSeF, przedsiębiorca może ją również przekazać do nabywcy w formie wydruku lub np. pliku PDF.

Podstawa prawna

Krajowy System e-Faktur został wprowadzony wraz z Ustawą z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Jednakże, aby planowane zmiany były możliwe do wprowadzenia w życie, Rada Europy musiała zatwierdzić odstępstwo od dyrektywy unijnej, według której ustalone są jednolite przepisy dotyczące zasad fakturowania na terenie państw należących do Unii Europejskiej.

Decyzja derogacyjna została ogłoszona dnia 17 czerwca 2022 roku i upoważnia ona Polskę do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Na mocy tej decyzji, od początku roku 2024, fakturowanie elektroniczne stanie się w Polsce jedyną dozwoloną formą fakturowania, a faktury wystawione przez przedsiębiorców z pominięciem wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur (czyli np. w formie papierowej), nie będą uznawane przez organy podatkowe.

KSeF - od kiedy obowiązkowy?

Zgodnie z decyzją derogacyjną Rady Unii Europejskiej z dnia 17 czerwca 2022 roku, elektroniczne fakturowanie, z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur, ma być obligatoryjne od 1 stycznia 2024 roku, a nie jak początkowo planowano, od początku roku 2023. Nie znaczy to jednak, że już teraz nie można korzystać z tego rozwiązania. Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne i równoważne z wykorzystywanymi do tej pory formami fakturowania tj. fakturami w postaci papierowej oraz elektronicznej (PDF).

Kogo będzie dotyczyć KSeF?

W momencie nastania obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, wymóg ten dotyczyć będzie:

  • wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,
  • podatników zwolnionych z VAT,
  • podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

W jakim celu powstał system e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur został utworzony w celu uszczelnienia systemu podatkowego oraz zwiększenia możliwości wykrywania i zapobiegania oszustwom podatkowym. Dzięki ujednoliceniu zapisu danych umieszczanych na fakturach oraz nieograniczonemu wglądowi do tychże dokumentów, administracja skarbowa zyskała dostęp do śledzenia powiązań oraz przepływów pomiędzy poszczególnymi przedsiębiorcami.

Dodatkowo, na uszczelnienie systemu i zwiększenie efektywności w egzekwowaniu podatku od przedsiębiorców, wpływa nałożenie obowiązku korzystania z KSeF, również na podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, czyli takich, których sprzedaż nie przekracza 200 000 zł. Tym samym, potencjalne ukrywanie przychodów przez podatników zwolnionych, zostanie zablokowane.

Korzyści dla przedsiębiorców

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur niesie szereg korzyści dla przedsiębiorców, do których można zaliczyć:

  • redukcję kosztów jakie firma ponosi na przechowywanie i archiwizowanie faktur – w KSeF faktury te przechowywane są przez okres 10 lat,
  • usprawnienie obrotu gospodarczego, dzięki wprowadzeniu jednego formatu faktur, dzięki czemu obieg oraz księgowanie faktur ulegnie automatyzacji,
  • wzrost szybkości wymiany danych między kontrahentami,
  • likwidacja konieczności wystawiania duplikatów faktur – duplikaty nie będą potrzebne, gdyż przechowywana w systemie faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zgubieniu,
  • stały dostęp kontrahenta do wglądu w ścieżkę obiegu faktury,
  • zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów i usług,
  • ograniczenie pomyłek podczas wypełniania faktur, dzięki stałemu formatowi i porządkowi danych na fakturze,
  • skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane,
  • dla podatników korzystających z KSeF, rozliczenie faktury korygującej in minus będzie możliwe z chwilą jej wystawienia, bez posiadania dodatkowej dokumentacji,
  • zwolnienie z obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie organów podatkowych, gdyż wymagane dane są dla nich dostępne w systemie e-Faktur.
Program Elisoft pudełko

Pobierz darmowy program do wystawiania faktur - ELISOFT Faktury

Pobierz teraz