Prowadzenie firmy i sprzedaż towarów często wiąże się z koniecznością prowadzenia gospodarki magazynowej. Aby zarządzanie stanem posiadanych towarów i ich obrotem było łatwe i rzetelnie przeprowadzane, wykorzystuje się prowadzenie odpowiedniej dokumentacji. Wśród wykorzystywanych dokumentów magazynowych znajduje się dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne.
Czym jest wydanie zewnętrzne?
Wydanie zewnętrzne to dokument wystawiany w momencie wydania towaru lub materiału z magazynu. Wydawany towar/materiał może być przeznaczony na sprzedaż, do nieodpłatnego przekazania lub do dalszego przetwarzania w firmie.
W przypadku sprzedaży towarów, wystawienie dokumentu WZ bardzo często poprzedza wystawienie właściwiej faktury. Dzieje się tak np. w sytuacji gdy osoba odpowiedzialna za wystawienie WZ nie ma uprawnień do wystawiania faktury, wtedy też wystawione przez nią WZ stanowi podstawę do utworzenia faktury w terminie nie późniejszym niż 7 dni od wystawienia dokumentu magazynowego.
Co powinien zawierać dokument WZ?
Z uwagi na fakt, że na podstawie tworzonych dokumentów WZ zazwyczaj wystawia się faktury sprzedaży, dokumenty te powinny zawierać określone elementy:
- kolejny numer,
- datę wydania towaru lub materiału,
- nazwę, ilość i cenę wydawanego towaru lub materiału,
- dane wystawcy i odbiorcy dokumentu WZ,
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu WZ.
WZ jako dowód księgowy
Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Muszą one zawierać określone elementy i odzwierciedlać konkretne zaistniałe operacje gospodarcze.
Wydanie zewnętrzne jest dokumentem magazynowym, potwierdzającym rozchód towarów lub materiałów, w związku z czym nie jest dokumentem księgowym i nie można na jego podstawie dokonywać zapisów w PKPiR.
Istnieje jednak wyjątek umożliwiający uznanie dokumentu WZ za dowód księgowy i zaksięgowanie go do księgi przychodów i rozchodów. Ma on miejsce w sytuacji, gdy otrzymany towar/materiał zostanie sprzedany, przetworzony lub przetransportowany zanim nabywca otrzyma od sprzedawcy fakturę. Wynika to z faktu, iż zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, zakupione materiały lub towary, muszą zostać zapisane w PKPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej w momencie dokonania na nich obrotu.
