Jednolity Plik Kontrolny (JPK) jest jednym z obowiązków, o których musi pamiętać przedsiębiorca rozliczający VAT. Dla osoby, która dopiero zaczyna samodzielnie prowadzić ewidencję, przygotowanie pliku JPK może wydawać się skomplikowane.
W praktyce samo wygenerowanie pliku jest tylko końcowym etapem całego procesu. Najważniejsze jest prawidłowe wprowadzenie dokumentów oraz przygotowanie rejestrów VAT, na podstawie których program utworzy odpowiedni plik JPK.
Jak przygotować dane do JPK krok po kroku? Jak utworzyć rejestry sprzedaży i zakupu, zaksięgować dokumenty i sprawdzić plik przed wysyłką?
Co to jest JPK?
JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, to zestaw danych dotyczących prowadzonej przez firmę ewidencji i ksiąg podatkowych, zapisany w ustandaryzowanym formacie.
W przypadku czynnego podatnika VAT jednym z najważniejszych plików jest JPK_V7M lub JPK_V7K. Pliki te zawierają zarówno ewidencję VAT, jak i część deklaracyjną.
Oznacza to, że aby prawidłowo przygotować JPK_V7, nie wystarczy samo wystawianie faktur. Dane z dokumentów sprzedaży i zakupu muszą zostać odpowiednio ujęte w rejestrach VAT.
Dlatego przygotowanie JPK warto traktować jako proces składający się z kilku etapów, a nie tylko jako wygenerowanie jednego pliku.
Zacznij od rejestrów sprzedaży i zakupu
Jednym z najważniejszych elementów przygotowania JPK jest prowadzenie odpowiednich rejestrów VAT.
Rejestr sprzedaży służy do ewidencjonowania dokumentów sprzedażowych, przede wszystkim wystawionych faktur. Dane z wybranego miesiąca mogą następnie zostać wykorzystane do przygotowania pliku JPK.
Rejestr zakupu służy natomiast do ewidencjonowania dokumentów zakupowych, przede wszystkim faktur otrzymanych od kontrahentów. Dane z rejestru zakupu są wykorzystywane do przygotowania części zakupowej JPK.
Jak utworzyć rejestr?
Nie trzeba tworzyć wszystkich miesięcznych rejestrów z wyprzedzeniem. Rejestr zakupu lub sprzedaży dla danego miesiąca powstaje automatycznie w momencie zaksięgowania pierwszego dokumentu w tym miesiącu.
Dzięki temu dokumenty są uporządkowane według okresów, za które później można przygotować odpowiednie zestawienie.
Jak zaksięgować sprzedaż?
Jeżeli faktura sprzedaży została wystawiona w programie, można ją następnie zaksięgować do rejestru sprzedaży VAT.
W razie potrzeby wpisy w rejestrze można również dodawać lub usuwać ręcznie. Może być to przydatne np. w przypadku sprzedaży ewidencjonowanej na podstawie raportu z urządzenia fiskalnego.
Jeżeli firma wystawia wiele podobnych dokumentów, przydatna może być funkcja automatycznego księgowania sprzedaży. Pozwala ona zaksięgować do rejestru sprzedaży większą liczbę faktur z wybranego okresu bez konieczności otwierania każdego dokumentu osobno.
Dokładne informacje dotyczące księgowania dokumentów sprzedaży w programach ELISOFT znajdują się w instrukcji dotyczącej księgowania dokumentów sprzedaży oraz w instrukcji dotyczącej automatycznego księgowania dokumentów sprzedaży.
Jak zaksięgować zakup?
Dokumenty zakupu należy wprowadzić do rejestru zakupu VAT.
Podczas księgowania można określić, jaka część danego wydatku ma zostać uwzględniona w rejestrze. Jest to przydatne w sytuacji, gdy tylko część podatku lub wartości wynikającej z dokumentu podlega ujęciu w ewidencji.
Programy ELISOFT pozwalają również odpowiednio oznaczyć transakcje, w przypadku których występuje zapis po stronie zarówno zakupu, jak i sprzedaży. Przykładem mogą być niektóre transakcje WNT lub operacje związane z odwrotnym obciążeniem. Takie wpisy wymagają sprawdzenia przez użytkownika.
Program pomaga wprowadzić dane do rejestru, ale nie zastępuje kontroli merytorycznej. To użytkownik powinien sprawdzić, czy sposób zaksięgowania konkretnego dokumentu odpowiada rzeczywistej transakcji.
Szczegółowe informacje dotyczące księgowania faktur zakupu w programach ELISOFT znajdują się w tej instrukcji.
Kody GTU, procedury i oznaczenia dokumentów
Przy przygotowywaniu JPK_V7 znaczenie mają nie tylko kwoty z faktur. W odpowiednich przypadkach należy również zastosować wymagane oznaczenia.
W rejestrach VAT mogą być widoczne m.in.:
- kody GTU – dotyczące określonych grup towarów i usług,
- kody procedur – opisujące określone rodzaje transakcji,
- oznaczenia rodzaju dokumentu.
W rejestrze sprzedaży mogą wystąpić m.in. oznaczenia FP, RO i WEW, natomiast w rejestrze zakupu m.in. MK, VAT_RR i WEW.
Dlatego podczas księgowania dokumentów warto zwrócić uwagę nie tylko na datę, kontrahenta i kwoty, ale również na oznaczenia wymagane dla danej transakcji.
Sprawdź rejestry przed wygenerowaniem JPK
Kiedy dokumenty z danego miesiąca zostały już zaksięgowane, przed wygenerowaniem JPK warto dokładnie sprawdzić rejestr sprzedaży i rejestr zakupu.
Upewnij się, że:
- wszystkie dokumenty z danego okresu zostały ujęte,
- nie ma dokumentów zaksięgowanych omyłkowo,
- kwoty są prawidłowe,
- zastosowano odpowiednie stawki VAT,
- oznaczenia GTU i procedur są prawidłowe,
- dokumenty wymagające dodatkowego oznaczenia zostały odpowiednio oznaczone,
- w rejestrze zakupu prawidłowo określono kwotę podlegającą odliczeniu.
To ważny etap całego procesu, ponieważ dane do JPK_V7 są pobierane bezpośrednio z rejestrów VAT w momencie tworzenia pliku.
Jeżeli po wygenerowaniu JPK zmienisz dane w rejestrze, wcześniej utworzony plik nie zaktualizuje się automatycznie. W takiej sytuacji należy utworzyć plik JPK ponownie.
Jak wygenerować JPK?
Jeżeli rejestry sprzedaży i zakupu są już kompletne, można przejść do tworzenia pliku.
W programach ELISOFT należy przejść do zakładki:
Rejestry → Pliki JPK → Nowy JPK
Następnie wybiera się odpowiedni rodzaj pliku, urząd skarbowy oraz okres, którego ma dotyczyć zestawienie.
W przypadku JPK_V7 wybór zależy od sposobu rozliczania VAT – dostępna jest struktura dla rozliczenia miesięcznego oraz kwartalnego.
Program pobiera dane z odpowiednich rejestrów i umieszcza je w poszczególnych częściach pliku. W przypadku JPK_V7 są to m.in.:
- informacje ogólne,
- część deklaracyjna,
- ewidencja sprzedaży,
- ewidencja zakupu.
Dokładna instrukcja dotycząca generowania plików JPK_V7 z poziomu programów ELISOFT znajduje się na tej stronie.
Sprawdź dane w wygenerowanym pliku
Po wygenerowaniu JPK warto dokładnie przejrzeć jego zawartość.
W programie można sprawdzić m.in. dane ogólne, informacje dotyczące deklaracji oraz wykazy dokumentów sprzedaży i zakupu. Warto porównać wartości wykazane w JPK z prowadzoną ewidencją VAT i dokumentacją firmy.
Program umożliwia również edycję danych bezpośrednio w pliku JPK. Trzeba jednak pamiętać, że przy ręcznej edycji wartości nie są już automatycznie przeliczane.
Dlatego jeżeli dane wymagają poprawy, w pierwszej kolejności najlepiej zmienić je w rejestrach VAT i ponownie wygenerować plik.
JPK a faktury z kasy fiskalnej
Przy przygotowywaniu ewidencji sprzedaży warto pamiętać również o sprzedaży zarejestrowanej na urządzeniu fiskalnym.
W odpowiednich przypadkach taka sprzedaż powinna zostać ujęta w rejestrze jako pozycja zbiorcza. Jest to jeden z powodów, dla których przed wygenerowaniem JPK warto dokładnie sprawdzić rejestr sprzedaży, a nie ograniczać się wyłącznie do sprawdzenia wystawionych faktur.
JPK_FA – kiedy jest potrzebny?
JPK_V7 nie jest jedyną strukturą JPK.
Przykładem innego pliku jest JPK_FA, który zawiera zestawienie faktur sprzedażowych wraz z ich pozycjami. Jest to struktura bardziej szczegółowa niż ewidencja VAT i może być przygotowywana na żądanie organu kontroli.
Ważna różnica polega na tym, że dane do JPK_FA są pobierane bezpośrednio z faktur sprzedaży. W przeciwieństwie do JPK_V7 nie trzeba więc wcześniej uzupełniać rejestrów VAT, aby przygotować ten konkretny plik.
W programie można określić m.in. zakres dat, rodzaj dokumentów, a w razie potrzeby również konkretnego kontrahenta.
Zobacz jak w programach ELIOSFT możesz utworzyć pliki JPK_FA na tej stronie.
Czy warto przetestować program przed rozpoczęciem księgowania?
Jeżeli do tej pory firma nie prowadziła rejestrów VAT w danym programie, warto wcześniej sprawdzić sposób działania poszczególnych funkcji.
Zaleca się, aby przed rozpoczęciem faktycznego księgowania i generowania plików JPK przetestować funkcje na osobnej, testowej bazie danych. Pozwala to sprawdzić sposób księgowania dokumentów, działanie rejestrów oraz przygotowanie plików bez ingerowania w rzeczywistą bazę firmy.
Może to być również dobre rozwiązanie dla przedsiębiorcy, który chce sprawdzić, czy program odpowiada jego sposobowi pracy.
JPK w małej firmie – krok po kroku
Przygotowanie JPK można sprowadzić do kilku podstawowych etapów:
1. Wprowadź dokumenty do programu
Faktury sprzedaży i zakupu powinny zostać prawidłowo wprowadzone i opisane.
2. Zaksięguj dokumenty do odpowiednich rejestrów VAT
Sprzedaż trafia do rejestru sprzedaży, a zakupy do rejestru zakupu.
3. Uzupełnij wymagane oznaczenia
W zależności od rodzaju transakcji mogą być potrzebne kody GTU, procedury lub oznaczenia rodzaju dokumentu.
4. Sprawdź rejestry
Upewnij się, że wszystkie dokumenty z danego okresu zostały ujęte prawidłowo, a kwoty i oznaczenia są poprawne.
5. Wygeneruj odpowiedni plik JPK
Wybierz właściwą strukturę, urząd skarbowy oraz okres, którego dotyczy zestawienie.
6. Sprawdź przygotowany plik
Porównaj dane z JPK z rejestrami VAT i dokumentacją firmy. W razie potrzeby popraw dane w rejestrach i wygeneruj plik ponownie.
7. Przekaż plik właściwym kanałem
Sposób wysyłki zależy od rodzaju struktury i obowiązujących zasad.
Podsumowanie
Przygotowanie JPK nie zaczyna się w momencie kliknięcia „Nowy JPK”. Najważniejsza część pracy odbywa się wcześniej – podczas prawidłowego wprowadzania dokumentów i prowadzenia rejestrów VAT.
W małej firmie warto wybrać rozwiązanie, które nie ogranicza się do samego generowania pliku JPK. Przydatne jest połączenie w jednym programie codziennego wystawiania dokumentów, prowadzenia rejestrów VAT oraz przygotowywania plików JPK.
Przed wyborem programu warto zwrócić uwagę m.in. na:
- możliwość prowadzenia rejestru sprzedaży VAT,
- możliwość prowadzenia rejestru zakupu VAT,
- księgowanie wystawionych faktur bezpośrednio do rejestru,
- możliwość automatycznego zaksięgowania większej liczby dokumentów,
- obsługę kodów GTU, procedur i oznaczeń dokumentów,
- generowanie odpowiednich struktur JPK,
- możliwość sprawdzenia i poprawienia danych przed zapisaniem pliku,
- aktualizacje programu uwzględniające zmiany przepisów.
W programach ELISOFT można prowadzić rejestry zakupu i sprzedaży, księgować dokumenty wystawione w programie, korzystać z automatycznego księgowania sprzedaży oraz przygotowywać odpowiednie struktury JPK. Dostępne są również funkcje związane z kodami GTU, procedurami i oznaczeniami dokumentów.
Dzięki temu przedsiębiorca może przygotować dane potrzebne do JPK w ramach tego samego programu, w którym na co dzień wystawia i ewidencjonuje dokumenty.
Dobrze przygotowane rejestry VAT sprawiają, że samo utworzenie pliku JPK jest znacznie prostsze. Warto więc potraktować JPK nie jako osobny obowiązek wykonywany raz w miesiącu, ale jako końcowy etap prawidłowego ewidencjonowania dokumentów w firmie.
