Rachunek stanowi jeden z rodzajów dokumentów potwierdzających dokonywanych przez przedsiębiorcę transakcji. Jest on wystawiany przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT, zarówno podlegających zwolnieniu podmiotowemu jak i przedmiotowemu.
Kiedy należy wystawić rachunek?
Rachunek wystawiany jest na życzenie kupującego. To klient, a nie sprzedawca, decyduje czy za wykonane usługi bądź nabyty towar zostanie mu wystawiona faktura czy rachunek.
Termin wystawienia rachunku zależny jest od tego, kiedy zażądano jego wystawienia. Jeśli klient poprosi o wystawienie rachunku zanim towar zostanie wydany lub zostanie wykonana usługa, wtedy rachunek musi zostać wystawiony nie później niż 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli natomiast żądanie to zostanie zgłoszone już po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi, sprzedawca na wystawienie dokumentu ma 7 dni od zgłoszenia żądania.
Jeśli klient zażąda rachunku po upłynięciu 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, sprzedawca nie ma obowiązku go wystawiać.
Co powinien zawierać rachunek?
Przepisy zawarte w Ordynacji podatkowej określają jakie dane sprzedawca zobowiązany jest umieścić na wystawianym rachunku. Należą do nich:
- kolejny numer rachunku,
- data jego wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy – imiona i nazwiska (lub nazwy) oraz adresy,
- nazwę i ilość towarów lub usług wraz z cenami jednostkowymi,
- ogólną kwotę do zapłaty.
W przypadku gdy wystawca rachunku podlega zwolnieniu przedmiotowemu, na rachunku umieszcza również informację mówiącą o podstawie zwolnienia z VAT.
Kto wystawia rachunek?
Wraz z rozpoczęciem 2014 roku przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy do tej pory wystawiali rachunki, w większości zastąpili je fakturami z oznaczeniem ZW. Osoby nadal posługujące się rachunkami to głównie wykonujący wolne zawody, jak np. lekarze, a także prowadzący działalność artystyczną, naukową, literacką, publicystyczną, oświatową lub trenerską.
Przechowywanie rachunków
Podatnicy wystawiający rachunki, zobowiązani są przechowywać ich kopie do momentu upłynięcia okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat od końca roku, w którym rachunek został wystawiony. Dokumenty te muszą być kolejno numerowane i przechowywane w kolejności wystawienia.
