Każda sprzedaż musi zostać udokumentowana, zarówno ta na rzecz innych przedsiębiorców jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku drugiej z wymienionych grup, podstawowym dokumentem wykorzystywanym w tym celu jest paragon.
Czym jest paragon?
Paragon fiskalny to dokument potwierdzający sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w stosunku do których, przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych. Sprzedawca ma obowiązek wydać nabywcy paragon w momencie zakończenia transakcji, niezależnie od tego czy klient chce go otrzymać.
Można również spotkać się z określeniem ‘paragon niefiskalny’. Paragon taki wystawiany jest przed przestawieniem pamięci kasy na trwały i nieodwracalny zapis transakcji, czyli przed fiskalizacją kasy. Paragony niefiskalne służą do nauki obsługi oraz testów kasy i nie powinny być wydawane klientom jako dowód zakupu.
Co powinien zawierać paragon?
Paragon, jak każdy dokument sprzedażowy, zawiera charakterystyczne dla niego elementy, do których zaliczają się:
- oznaczenie ‘Paragon fiskalny’,
- nazwę, adres i NIP podatnika,
- kolejny numer,
- datę i czas dokonanej sprzedaży,
- nazwę i cenę jednostkową towaru lub usługi,
- ilość i wartość sprzedanych towarów lub usług, wraz z oznaczeniem stawki podatku,
- wartość opustów, obniżek oraz narzutów, jeśli występują,
- wartość brutto sprzedaży wraz z wysokością podatku z podziałem na stawki,
- wartość sprzedaży zwolnionej z podatku wraz z oznaczeniem,
- sumaryczną wartość sprzedaży brutto oraz podatku,
- oznaczenie waluty sprzedaży,
- logo fiskalne oraz unikatowy numer, a także w przypadku ilości kas większej niż jedna – numer kasy i oznaczenie kasjera,
- dodatkowo na żądanie nabywcy – NIP nabywcy.
Faktura do paragonu
Od 1 stycznia 2020 roku zostały wprowadzone zmiany dotyczące wystawiania paragonów dla przedsiębiorców. Od tego dnia, już w momencie dokonywania transakcji, sprzedawca musi zostać poinformowany czy wystawiany paragon jest dla osoby prywatnej czy dla przedsiębiorcy. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy, zobowiązany jest on umieścić NIP nabywcy na paragonie, dzięki czemu możliwe będzie wystawienie faktury do takiego paragonu. W przeciwnym razie, gdy paragon nie zawiera NIP-u nabywcy, wystawienie faktury dla przedsiębiorcy poskutkuje nałożeniem na sprzedawcę kary o wysokości podatku wykazanego na wystawionej fakturze.
Do paragonu, bez umieszczonego NIP-u nabywcy, jest możliwe wystawienie faktury imiennej na żądanie klienta, jednakże jest to faktura dla konsumenta, a nie przedsiębiorcy.
W sytuacji wystawiania faktury do wcześniej wydanego paragonu, ważne jest dopilnowanie przez sprzedawcę zwrotu wystawionego i wydanego klientowi wcześniej paragonu, który to musi pozostać w dokumentacji przedsiębiorcy.
Paragon – faktura uproszczona
W niektórych przypadkach wystawiony paragon stanowi również fakturę uproszczoną. Musi jednak spełniać określone warunki:
- musi zawierać NIP nabywcy
- wartość transakcji nie może przekraczać kwoty 450 złotych lub 100 euro brutto.
Do paragonu będącego fakturą uproszczoną nie wystawia się dodatkowo faktury, gdyż uprawnia on kupującego do odliczenia VAT. Dodatkowe wystawienie faktury mogłoby wiązać się z sytuacją, gdzie sprzedawca zostałby obciążony podwójnym opodatkowaniem transakcji, zarówno z tytułu wystawionego paragonu jak i faktury.
