Gospodarka magazynowa, czyli jak efektywnie zarządzać magazynem

W dzisiejszych czasach logistyka i skutecznie prowadzona gospodarka magazynowa to kluczowe aspekty zarządzania firmą produkcyjną czy transportową. Rosnąca konkurencja i dynamiczny rozwój branży e-commerce stawiają coraz to nowsze wyzwania przed przedsiębiorcami, którzy zajmują się dystrybucją i przechowywaniem towarów. W szczególności, gdy wolumeny przechowywanych towarów są spore, sprawne i efektywne zarządzanie magazynami jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Tylko wdrożenie odpowiedniej strategii gwarantuje pełną kontrolę nad magazynami i jednocześnie wpływa na produktywność całej firmy.

Jak przenieść gospodarkę magazynową na nowy, wyższy poziom zarządzania? O tym w dzisiejszym artykule.

Czym jest gospodarka magazynowa

Najprościej mówiąc, gospodarka magazynowa to jeden z elementów systemu logistycznego firmy. Jest to cała strategia przepływu towarów i informacji przez magazyn. Proces jest dość złożony, obejmuje bowiem również bliską współpracę z różnymi działami, zarządzanie grafikami i harmonogramami, zajmowanie się reklamacjami klientów oraz komunikowanie się z dostawcami. Zarządzanie magazynem to również utrzymywanie odpowiedniej ilości zapasów – takiej, która będzie wystarczająca, ale jednocześnie nie będzie zawyżona. Osoba, która zarządza gospodarką magazynową, dba o to, aby wszystkie czynności i procesy były przeprowadzane sprawnie i ekonomicznie. Zajmuje się dokumentacją potrzebną do kontrolowania przepływu towarów oraz ich jakości. Procesy te mogą być zautomatyzowane lub manualne, w zależności od tego, jak zaawansowana technologicznie jest cała organizacja.

Najważniejszym celem gospodarki magazynowej jest poprawa funkcjonowania całego magazynu i usprawnienie wszystkich procesów. Procesy te obejmują czynności związane z kontrolą jakości, analizą, ustalaniem priorytetów i optymalizacją wszystkich działań. Czynności te związane są z przyjmowaniem zamówień, magazynowaniem towarów, pakowaniem ich i wysyłką oraz obsługą zwrotów. Optymalizacja wszystkich tych działań może być pierwszym krokiem do budowania przewagi konkurencyjnej. Odpowiednio prowadzona gospodarka magazynowa oszczędza czas (szybsze dostawy, optymalizacja kompletacji zamówień), umożliwia lepsze zagospodarowanie przestrzeni (co obniża koszty), poprawia jakość usług (zwiększa satysfakcję klientów), ułatwia codzienną pracę i czyni ją bardziej ergonomiczną oraz poprawia ogólną kondycję całej firmy. Pierwszym krokiem, aby wdrożyć skuteczną gospodarkę magazynową, jest prawidłowa obsługa dokumentów magazynowych. Wyjaśnimy role najważniejszych z nich: PZ (Przyjęcie do magazynu zewnętrzne) i WZ (Wydanie zewnętrzne z magazynu).

Czym są dokumenty PZ i WZ?

Aby jak najlepiej kontrolować funkcjonowanie magazynu, należy rzetelnie dbać o dokumentację magazynową. W jej skład wchodzą między innymi potwierdzenia zamówień, faktury, paragony. Są one niezwykle istotne, jednak w tym artykule skupimy się na tych dokumentach, bez których codzienna praca magazynu nie byłaby możliwa – WZ i PZ.

Wydanie zewnętrzne z magazynu – WZ

WZ to dokument służący jako dowód magazynowy, który dokumentuje wydanie materiałów lub towarów z magazynu na zewnątrz. Wystawiany jest przez dostawcę za każdym razem, gdy wysyłane są towary lub materiały. Wystawiany jest w przynajmniej dwóch egzemplarzach – jeden należy zatrzymać w dziale wysyłki, drugi powinien zostać wysłany do działu księgowości w celu wygenerowania faktury dla klienta. Faktura na podstawie WZ powinna zostać wystawiona w nieprzekraczalnym terminie siedmiu dni. Dokumenty WZ muszą być w każdym przypadku numerowane, aby można było skutecznie śledzić cały proces wysyłki. Choć zwyczajowo drukuje się WZ, dziś bardzo często dokumenty wysyłane są za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlaczego WZ to ważny dokument? Przede wszystkim, służy on udokumentowaniu rozchodu z magazynu materiału lub towaru, który został przeznaczony na sprzedaż lub będzie podlegał dalszemu przerobowi w ramach własnych jednostek organizacyjnych. Może służyć jako swego rodzaju lista kontrolna stanu towarów w magazynie. Dokument Wydanie z magazynu wpływa na bieżącą aktualizację stanów magazynowych i pomaga zachować porządek w dokumentacji.

Przyjęcie do magazynu zewnętrzne – PZ

PZ to dokument magazynowy wystawiany po otrzymaniu towarów lub materiałów. Dokument potwierdza ich przyjęcie z zewnątrz. Jest to swego rodzaju dowód przyjęcia zamówienia, który sporządza się na podstawie otrzymanej faktury zakupu lub na podstawie dokumentu WZ otrzymanego od dostawcy. PZ potwierdza, że lista otrzymanych towarów oraz ich stan są zgodne z zamówieniem. Przyjęcie zewnętrzne może być związane z dostawą towarów z zewnątrz magazynu, a także z nabyciem ich od innego magazynu danego przedsiębiorstwa. Dokument może być dostarczony zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej. Potwierdzenie przyjęcia towarów przeznaczone jest wyłącznie do użytku wewnętrznego. Na jego podstawie analizuje się stany magazynowe o przyjęte towary. Dzięki PZ firma wie, ile towarów dostarczono do magazynu i jaka jest ich wartość kwotowa. PZ oszczędza więc czas i zapobiega błędom wynikającym z nieprawidłowej ewidencji zamawianych towarów i materiałów.