Aby poprawnie określić wysokość podatku należnego oraz naliczonego, podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji VAT. Wyróżnia się dwa rodzaje ewidencji – pełną i uproszczoną.
Ewidencja pełna - rodzaje rejestrów VAT
Ewidencję pełną prowadzą czynni podatnicy VAT. W jej skład wchodzą:
- ewidencja sprzedaży (Rejestr sprzedaży VAT) – dzięki której możliwe jest obliczenie podatku należnego za dany okres rozliczeniowy,
- ewidencja zakupów (Rejestr zakupów VAT) – umożliwiająca określenie podatku naliczonego, który podlega odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym.
Wyżej wymienione rejestry VAT stanowią podstawę do prawidłowego przygotowania deklaracji podatkowej, informacji podsumowującej, a także Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT).
Ze względu na obowiązek przesyłania JPK_VAT drogą elektroniczną, ewidencja VAT również musi być prowadzona w formie elektronicznej.
Co powinien zawierać rejestr VAT?
Przepisy nie określają jednego wzoru rejestrów VAT, jednakże są w nich wyszczególnione wymagane elementy, które powinny zostać zawarte w ewidencji. Należą do nich:
- przedmiot i podstawa opodatkowania,
- kwota podatku należnego,
- kwota podatku naliczonego obniżającego podatek należny,
- korekty podatku należnego oraz naliczonego,
- kwoty podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
- inne dane wykorzystywane do identyfikacji określonych transakcji.
Jakich zakupów nie trzeba ewidencjonować?
Nie wszystkie wydatki muszą znaleźć się w rejestrze zakupów. Nie zamieszcza się w nim wydatków, które nie mają wpływu na wysokość ani na poprawność rozliczenia podatku od towarów i usług.
Do powyższych należą:
- wydatki na zakupy zwolnione z opodatkowania,
- wydatki związane z czynnościami nieopodatkowanymi,
- wydatki, od których przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Ewidencja uproszczona
Ewidencję uproszczoną prowadzą przedsiębiorcy korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT. Ewidencja ta, musi być prowadzona za każdy dzień, w celu ustalenia czy nie został przekroczony limit sprzedaży w wysokości 200 000 zł, uprawniający do zwolnienia z podatku. Zanim zostanie dokonana transakcja, którą limit zwolnienia zostanie przekroczony, podatnik zobowiązany jest do rejestracji i zmiany w czynnego podatnika VAT.
W przypadku przedmiotowego zwolnienia z VAT, czyli w sytuacji gdy podatnik wykonuje jedynie czynności zwolnione z VAT, nie prowadzi on ewidencji ani nie składa deklaracji.
