Dochodzenie należności nigdy nie jest prostym zadaniem – potwierdza to doświadczenie oraz statystyki, które jasno wskazują, iż coraz więcej osób i podmiotów boryka się z nierzetelnymi dłużnikami, którzy nie regulują na czas różnego rodzaju zobowiązań. Należy przy tym pamiętać, że nie chodzi tylko o uregulowanie samego długu, ale również związanych z nim odsetek, które stanowią swego rodzaju karę za nieterminowe wywiązanie się z płatności, a jednocześnie mają na celu zmotywowanie dłużnika do jak najszybszego uregulowania wszelkich zaległości. Aby wyegzekwować odsetki, często stosuje się tzw. noty odsetkowe – warto wiedzieć, czym jest ten dokument i jak go prawidłowo przygotować.
Nota odsetkowa – podstawa do wyliczenia należności
W najprostszych słowach, nota odsetkowa jest specjalnym dokumentem księgowym, w którym wylicza się odsetki należne za zwłokę w zapłacie należności oraz żąda się ich uregulowania. Zasady wystawienia tego dokumentu reguluje ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej przepisami, nota odsetkowa może zostać wystawiona wówczas, gdy dłużnik nie uregulował swoich należności – najczęściej poświadczonych za pomocą faktury VAT, w terminie, który powinien zostać wskazany w fakturze bądź rachunku, a jednocześnie być zgodny z treścią umowy (także zawieranej ustnie) pomiędzy stronami. W przypadku, gdy strony nie wskazały w umowie wysokości odsetek (co zawsze warto uczynić), w grę wchodzą odsetki ustawowe – sprecyzowane w Kodeksie cywilnym. Obecnie ich wysokość kształtuje się na poziomie 13% w stosunku rocznym.
Warto pamiętać, że notę odsetkową można wystawić również w sytuacji, gdy czynność ta nie została „zapowiedziana” w samej fakturze lub rachunku. Naliczanie odsetek jest prawem wierzyciela, wobec którego dłużnik nie reguluje umówionej należności, nie ma więc on obowiązku informowania dłużnika, że skorzysta z tego uprawnienia. Dostawa towaru lub usługi oraz brak terminowej płatności są wystarczające do wystawienia noty odsetkowej, a tym samym do skierowania żądania o uregulowanie samych odsetek.
W jaki sposób przygotować notę odsetkową?
Kształt noty odsetkowej został sprecyzowany w stosownym rozporządzeniu regulującym zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Nie oznacza to jednak, że funkcjonuje jeden dopuszczalny wzór noty odsetkowej. Ważne jest, aby dokument ten, tak jak faktura lub rachunek, został opatrzony kolejnym numerem, aby można go było powiązać z konkretną umową. Poza tym, nota odsetkowa musi zawierać datę jej wystawienia – dzięki temu możliwe jest określenie, czy dopuszczalne jest naliczanie odsetek, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości. Z tych względów, warto zaznaczyć w nocie odsetkowej, kiedy dokładnie doszło do dostarczenia towaru lub usługi oraz konkretnej daty, do której powinna zostać uregulowana płatność.
Niezwykle istotną kwestią wpływającą na ważność noty odsetkowej, jest prawidłowe określenie stron umowy oraz podpisanie samego dokumentu. W pierwszym przypadku, najprostszym rozwiązaniem jest „przepisanie” danych kontrahenta z rachunku lub faktury, koniecznie umieszczając w nich wszelkie informacje pozwalające na jednoznaczną identyfikację – np. nazwę, adres, NIP i numer KRS. Nie jest przy tym konieczne, aby nota odsetkowa została podpisana w sposób tradycyjny. Dopuszczalne jest w tym celu skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dzięki któremu nota odsetkowa może zostać podpisana praktycznie z dowolnego miejsca na świecie.
