Czy faktura musi być podpisana?

Obecnie wielu przedsiębiorców nie ma pewności co do tego, czy wystawiana przez nich faktura powinna być podpisana. Chaos informacyjny z tym związany wynika najprawdopodobniej z przeprowadzonych nie tak dawno zmian prawnych, jak również z przyzwyczajeń oraz przekonań osób prowadzących działalność gospodarczą. Odpowiedzmy zatem na pytania: „Czy faktura musi być podpisana?” oraz „Co powinno się na niej znajdować?”.

Niepodpisana faktura

Obowiązek podpisywania faktur został zniesiony w 2004 roku, wraz z nowelizacją przepisów związanych z towarami i usługami, po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej. Aktualnie nie ma żadnego zapisu prawnego zobowiązującego do podpisywania, czy opieczętowywania faktury – dotyczy to zarówno strony wystawiającej jak i odbierającej fakturę. Nie znaczy to jednak, że nie możemy tego zrobić – oczywiście że możemy, takie postępowanie będzie pomocne w przypadku powstania sporu oraz skierowania sprawy na drogę sądową. Wtedy też, z uwagi na możliwość wydania nakazu zapłaty, postępowanie sądowe ma szanse potoczyć się nieco szybciej, jednak nie stanowi to reguły. Podpisy lub pieczątki zawarte na fakturze, potwierdzają jej autentyczność, ale niepodpisana i nieopieczętowana również jest pełnowartościowym dokumentem księgowym, co znaczy, że nie można wymagać podpisu ani pieczątki, od którejkolwiek ze stron.

Obowiązkowe komponenty faktury

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, jasno określa sytuacje, w których należy wystawić fakturę, a także definiuje obowiązkowe jej komponenty. Według ustawodawcy należą do nich:

  • data wystawienia faktury,
  • numer, który pozwoli jednoznacznie zidentyfikować fakturę,
  • imiona i nazwiska, nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, jak również ich adresy,
  • numer identyfikacyjny podatnika,
  • numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi, datę otrzymania zapłaty,
  • nazwa, czyli rodzaj towaru lub usługi,
  • miara i ilość dostarczanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena netto),
  • kwoty wszelkich obniżek cen, jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub usług, bez kwoty podatku,
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą różnymi stawkami podatku, a także na sprzedaż całkowicie zwolnioną z podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • łączna kwota należności.

Należy jednak pamiętać, że katalog przedstawiony przez ustawodawcę nie ma charakteru zamkniętego, zatem na fakturze można zamieścić również inne elementy. Oprócz wymienionych komponentów, ustawodawca szczegółowo opisuje sytuacje wyjątkowe i postępowanie w przypadku ich wystąpienia. Dotyczy to między innymi sprzedaży i nabywania środków transportu, usług turystycznych, czy wystawiania faktury przez przedstawiciela podatkowego.

Mając na uwadze, że faktura może zawierać szereg dodatkowych elementów, w programie ELISOFT Faktury 2021, można zmieniać i rozszerzać wydruki faktur, umieszczając na wydrukach własne dodatkowe pola i oznaczenia – na przykład kod QR do zeskanowania telefonem lub przycisk do płatności internetowej. Dzięki nim płatność za fakturę odbywa się szybciej, wygodniej i bez przepisywania danych potrzebnych do przelewu.