Od czego rozpocząć pracę z programem Poligraf

 

1)       Uzupełnić dane firmy

Otworzyć formularz do wprowadzenia danych firmy – menu Ustawienia | Dane firmy

Należy wprowadzić wszystkie ważne dane firmowe, tj. nazwę, adres, mail, telefony, logo, nip, adres strony www, numer rachunku bankowego. Dane te będą wykorzystywane m.in. do wydruku faktur i zleceń. W danych firmowych należy również ustawić nagłówek wydruku (domyślny lub zdefiniować samemu) – możliwe jest również formatowanie tekstu w nagłówku (różne kolory, rozmieszczenie).

 

2)       Zdefiniować działy w firmie

Otworzyć formularz z działami – menu Ustawienia | Działy w firmie

Działy służą do rozróżnienia technologii druku, technologii wytworzenia produktu, lub dziedzin świadczonych usług. Jeśli w firmie są np. różne maszyny drukarskie, można dla każdej z nich określić dział. Działem w firmie może być również pracownia graficzna, gdzie projektowany jest np. wygląd zamówionego produktu. Przykładowo działami mogą być Sito, Offset, Laser, Ploter, Tampon, Dtp ale także Reklama, Strona internetowa, Zewnętrzne, 3D. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób chcemy dzielić i grupować zlecenia. Zlecenie można będzie przydzielić do jednego lub wielu działów naraz – dzięki temu będzie można potem grupować i obserwować zlecenia według działów, a pracownicy będą widzieli co się dzieje na ich dziale, jakie zlecenia są wykonane, jakie czekają do realizacji itd.

 

3)       Zdefiniować etapy realizacji zlecenia – menu Ustawienia | Ustawienia programu | Etapy realizacji

Domyślnie jest 6 etapów realizacji, oznaczonych liczbami 0, 20, 40, 60, 80, 100, w kolorach od czerwonego poprzez pomarańczowy, żółty do zielonego, które symbolizują etap/procent wykonania zlecenia. Jednakże można określić własne numery, jak również własne etykiety, jak również własną ilość potrzebnych etapów realizacji, oraz nadać każdemu etapowi własny kolor.

 

Etap realizacji służy ogólnie do określenia, na jakim etapie jest wykonanie zlecenia i nie musi wcale oznaczać procentowego postępu pracy, może to być równie dobrze status zlecenia w danym momencie. Przykładowo można wprowadzić etapy oznaczające kolejne kroki wykonania zlecenia, jak na rysunku poniżej.

 

Należy rozważyć, przez jakie etapy/fazy/kroki milowe zlecenie przechodzi w firmie, zanim zostanie wykonane, jakie są kluczowe kroki, które są ważne przy śledzeniu wykonania zlecenia, takie aby wiedzieć co się z nim aktualnie dzieje – i takie etapy należy zdefiniować.

 

Przykład

ET.png

 

Każdy etap musi mieć swój unikalny numer (numery nie mogą się powtarzać). Sugerujemy, aby wprowadzać numery np. co 10, czyli 10, 20, 30, 40... itd. zamiast 1, 2, 3, 4 – po to aby potem w razie potrzeby można było wprowadzić dodatkowy etap pomiędzy już istniejące, jeśli okaże się to w przyszłości konieczne.

 

Dobrze jest nadać każdemu etapowi inny kolor, który będzie obrazował dany etap – dzięki temu na liście zleceń będzie można szybko analizować nawet wzrokowo, jakie zlecenia są na "niskim"/"czerwonym" etapie a jakie są już w fazie ukończenia "wysoki"/"zielony" etap. Poniżej przykładowa lista zleceń z widoczną kolumną etapu realizacji:

 

LZ.png

 

4)       Zdefiniować listę pracowników, którzy pracują w firmie ­– zakładka Pracownicy

 

Należy dodać wszystkich pracowników w firmie do bazy danych, po to aby potem móc używać ich danych, np. przypisując danego pracownika do pracy nad zleceniem, wybierając go jako opiekuna zlecenia itp.

 

5)       Zdefiniować listę kontrahentów – zakładka Kontrahenci

 

Sens jest oczywisty – chcemy wielokrotnie używać danych kontrahentów z bazy danych, tworzyć dla nich zlecenia, wystawiać faktury i wiele innych. Tworząc nowego kontrahenta należy przynajmniej wpisać nazwę jego firmy, adres, nip i telefon. Zaleca się wprowadzenie większej ilości danych, jak adres email, który posłuży do komunikacji z klientem, przesyłania maili bezpośrednio z programu itp. Kontrahentów można uzupełniać sukcesywnie, nie trzeba wprowadzać wszystkich naraz.

Można również zdefiniować grupy kontrahentów – menu Ustawienia | Grupy kontrahentów i użyć ich do rozróżniania kontrahentów. Domyślnie są tylko dwie grupy: dostawca i odbiorca. Dostawca to taki kontrahent, który np. dostarcza nam produkty, towary, materiały do firmy. Odbiorca to nasz klient końcowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wprowadzić większą ilość grup, jak np. klient detaliczny, klient hurtowy, firma nierzetelna, firma miejscowa, stały klient, klient okazjonalny, klient z danej branży - np. szkoła, instytucja rządowa, firma produkcyjna, itd. Dzięki grupom, można potem dzielić zbiór kontrahentów w tabeli, analizować zlecenia, wysyłać maile do poszczególnych grup itp.

 

6)       Wypełnić słowniki dostępne w aplikacji – menu Słowniki

 

Wszędzie w aplikacji gdzie znajduje się przycisk z zieloną strzałką w dół, oznacza on wybór wartości ze słownika. Przykładowo, przyjmując nowe zlecenie, można wybrać jakość/rozdzielczość, w jakiej ma być wykonane zlecenie. Zamiast wpisywać to za każdym razem ręcznie, lepiej jest zdefiniować wstępnie zbiór różnych jakości/rozdzielczości i następnie tylko wybierać ze słownika daną wartość. Podobnie np. sposób dostawy – czy odbiór własny klienta, czy dostawa pocztą, czy kurierem itd. Jest wiele miejsc w aplikacji, gdzie można użyć słowników. Słowniki można uzupełnić w każdym czasie, w miarę potrzeb.

 

7)       Uzupełniać sukcesywnie listę materiałów i usług – zakładka Magazyn, Materiały, Usługi

 

Materiały i usługi można wybierać do wyceny zlecenia i faktury. Każdy materiał / usługa może mieć swoją cenę, jednostkę itd., zatem pozwala to na szybkie tworzenie wycen, zamawianie materiałów i oczywiście kontrolowanie, co się dzieje na magazynie.